A Segurança da Informação é um assunto muito discutido nos últimos anos. Esse termo está relacionado à proteção das informações de um indivíduo ou organização, isso porque, hoje, praticamente todos os nossos dados mais importantes estão dentro de um dispositivo. Sendo assim, garantir a segurança desses dados é primordial.
Em um escritório de contabilidade, trabalhar com dados sensíveis e confidenciais faz parte da rotina, já que o contador é portador de importantes informações dos clientes, fundamentais para que realize seu trabalho com efetividade. Mas esses dados precisam estar armazenados de forma totalmente segura, garantindo a integridade dos clientes e, para que isso aconteça, boas práticas de segurança da informação devem ser levadas a sério nas organizações.
Você acredita que está cuidando de forma efetiva dos dados sensíveis do seu cliente? Saiba que ter apenas um antivírus instalado nos computadores não é o suficiente. No texto de hoje, separamos dicas importantes e fundamentais para que você aumente a segurança no armazenamento de dados dos seus cliente
Para garantir dicas confiáveis, contamos com a ajuda do Gerente de TI da Questor, Especialista em Segurança da Informação e Perito Forense Computacional, Ilvacir Franceschi. Continue a leitura e anote as dicas!
Qual a importância da Segurança da Informação nos escritórios de contabilidade?
Como apontado anteriormente, as contabilidades trabalham diariamente com dados sensíveis, como informações financeiras, documentos, contratos, históricos de comunicação, balancetes e muitos outros. Imagine que alguém de fora da sua contabilidade consiga ter acesso a esses dados confidencias, isso seria desastroso para você e, principalmente, para seu cliente. Por isso, a segurança da informação se torna fundamental para garantir a confiabilidade nos escritórios de contabilidade.
O Gerente de TI da Questor, Ilvacir Franceschi, explica que os escritórios devem estar muito cientes da responsabilidade que têm acerca dos dados dos seus clientes.
“As informações sensíveis existentes são de propriedade da própria Organização ou do indivíduo a ela vinculado. Elas devem ser perpétuas, não podem e não precisam sofrer mudanças tanto na administração quanto nos acessos, questionamentos externos, exposições ou até mesmo serem usadas como barganha de negócio ou sofrer ataques externos”, pontua.
Ilvacir aponta que essa noção de responsabilidade nos escritórios é o ponto de partida para uma segurança da informação efetiva. “Boas práticas como controles, acessos, restrições, ter políticas bem definidas com responsabilidades, restrições, minimizar impactos e credibilizar a ação dos profissionais é de uma importância imensurável”.
Ou seja, os dados são o patrimônio mais valioso das empresas e precisam ser protegidos a todo custo. Além disso, as informações agora são regidas por leis rigorosas, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) que, se não cumpridas à risca, podem causar sérios problemas às contabilidades. Abaixo, separamos as práticas que devem ser adotadas para evitar que isso ocorra.
4 boas práticas de Segurança da Informação para escritórios de contabilidade
Agora que você já entendeu a importância de ter um olhar mais cuidadoso para as práticas de segurança da informação, precisa de um direcionamento para iniciá-las efetivamente. Confira algumas dicas importantes apontadas pelo nosso Especialista em Segurança da Informação, Ilvacir Franceschi.
1. Cuidado na abertura de sites e e-mails
Se você é um usuário da internet, é praticamente impossível não conhecer o que são os “vírus” de computador ou celular. Eles estão por toda parte: em sites, jogos, programas e até mesmo nos aplicativos de mensagens. Entretanto, muitos ainda tem uma visão errônea de qual é o objetivo da maioria desses vírus: eles não servem puramente para prejudicar o funcionamento do seu computador ou celular, mas sim, principalmente, para roubar os seus dados.
Os tipos mais conhecidos são malware e phishing. O malware é o tipo de vírus relacionado a instalação de um software, download de arquivos infectados ou cliques em “propagandas” e pop-ups em sites desconhecidos. Ou seja, poderá estar em qualquer coisa que você baixe no seu computador ou celular.
Por isso, a recomendação aqui é bem simples: não faça o download de programas e arquivos desconhecidos no computador da sua empresa sem ter 100% certeza de que é um produto confiável. Se for um programa não licenciado (pirateado) a chance de estar com algum vírus é grande.
Já o phishing, é aquele direcionado ao usuário através de e-mails ou mensagens nas redes sociais, que serve para enganá-los a fornecerem informações importantes como documentos, senhas ou mesmo dados do cartão de crédito, se passando por alguma instituição oficial, podendo ser governamental ou bancária.
Ilvacir destaca que dificilmente um invasor conseguirá acessar os seus dados ou ter controle de seus equipamentos se não houver alguma ação do usuário. “O usuário é ainda é o elo mais fraco, um antivírus atualizado e um firewall são muitas vezes impenetráveis, mas uma mensagem direta para o usuário é o mais perigoso. Aquele cadastro usando o e-mail corporativo, aquele post pedindo uma inserção de e-mail para visualizar um conteúdo, aquele banner de promoção, esses são os mais sérios e os mais usados”.
Ele explica que, no momento que o usuário gera o aceite ou fornece algum dado para esses e-mails maliciosos, o atacante poderá utilizar tal acesso da forma que bem entender e terá facilidade em roubar dados do seu computador ou celular corporativo.
Podemos dizer que a maioria dos usuários entende a existência dos vírus, porém, ainda não compreende a sua responsabilidade na hora de evitar que ataques aconteçam. Em resumo, não aceite, acesse, faça download ou ofereça qualquer informação através dos dispositivos corporativos.
2. Faça Backups regulares
Já entendemos que os contadores são portadores de informações e dados sensíveis dos clientes e que devem evitar que eles sejam roubados por invasores. Entretanto, existe outro problema que deve ser levado em conta: a perca desses dados.
É de responsabilidade do contador manter os dados armazenados de forma segura pelo tempo determinado pela legislação brasileira — por exemplo, Folhas de Pagamento devem ser guardadas obrigatoriamente por 10 anos. Mas como garantir que uma quantia de dados incontáveis estejam seguros? O backup é uma ação fundamental.
Um backup é a cópia de segurança de todos os dados disponíveis em um dispositivo de armazenamento. Softwares ou aplicativos também podem ser usados nessa rotina. O processo consiste em manter cópias das informações em outro ambiente, para ser possível restaurá-las caso haja perda das informações originais, mudança ou falha no dispositivo, ou qualquer contratempo.
Existe o backup físico ou em nuvem. Cada escritório pode definir o que faz mais sentido para sua realidade, isso vai depender do espaço de armazenamento disponível e capacidade dos equipamentos.
“Os backups hoje são a única garantia de que seus dados estarão seguros, íntegros e funcionais, porém escolha uma ferramenta adequada para usufruir da tecnologia. Ter restrições, segregação dos dados com controle de acessos, usar tecnologias que permitam o controle de conexão e desconexão em cada execução, criar procedimentos de armazenamentos exclusivos, manter pelo menos uma retenção semanal com ao menos 3 cópias e lembrar de manter essas cópias entregues em locais logicamente separados, método chamado de GFS (Grandfather-Father-Son Backup).”, salienta Ilvacir.
3. Tenha uma política de segurança bem definida
Para que todas as práticas citadas neste texto sejam levadas à risca, é importante que todos os colaboradores estejam cientes de cada ação a partir de uma política segurança da informação bem definida. Ela pode ser criada e gerida através de profissionais de TI dos escritórios ou mesmo através dos gestores, se não houver um profissional especializado internamente.
De acordo com Ilvacir, essas práticas, que vão desde o cuidado com a senha do seu próprio computador, até a manutenção frequente dos equipamentos, são fundamentais para todos os escritórios de contabilidade. “Toda empresa deve conhecer e estar por dentro de métodos de controle e Compliance, o tamanho não significa efetividade, ações, sim, metodologias aplicáveis e funcionais, sim, e com políticas tornamos os métodos coerentes à realidade de cada negócio”, pontua o especialista.
Ele complementa que o conhecimento das práticas não deve se limitar a um colaborador, por isso elas devem ser muito bem definidas e utilizadas a longo prazo. “Não podemos delimitar a existência de uma marca por competência ou expertise específica em uma pessoa. Entregar, atualizar, expor essas políticas facilita inclusive a absorção dos fluxos de trabalho, já que nada precisa ser desbravado, apenas ser executado e organizado, assim a empresa terá uma entrega eficaz e otimizada”, explica.
Práticas que você pode incluir na sua política:
- Criar mecanismos de atualização e aperfeiçoamento do uso das tecnologias;
- Cursos rápido de boas práticas;
- Cuidados básicos com administração de e-mail;
- Processos de auditorias;
- Governança Corporativa baseada em modelos de Compliance.
4. Utilize tecnologias adequadas
Por fim, é indispensável utilizar tecnologias adequadas para proteger seus dispositivos e dados de clientes. De nada adianta os colaboradores compreenderem seu papel na Segurança da Informação, mas não haver tecnologias que podem proteger efetivamente as informações. Ilvacir dá algumas dicas de tecnologias disponíveis, confira.
- Antivírus com tecnologias e inteligência de detecção (ex: CrowdStrike);
- Firewall de borda com controle de acesso IDS/IPS. (ex: PfSense);
- Controladores de domínio, atrelando controle de acesso, usuários, senhas e delimitações de senha. (ex: Microsoft Active Directory ou LDAP);
- VPN (virtual private network). Garante mais segurança na navegação dos colaboradores, pois a conexão de internet é criptografada entre seu dispositivo e o servidor ao qual você está conectado.
Destacamos que tudo isso deve ser feito com o auxílio de um profissional, que poderá te guiar nas melhores escolhas e realizar as instalações necessárias. Como dito anteriormente, jamais baixe programas ilegais na sua máquina, os investimentos são necessários justamente para garantir a máxima segurança dos dados.
Além disso, contar com uma plataforma de contabilidade confiável, segura e que garanta credibilidade no armazenamento dos dados é de extrema importância para os escritórios de contabilidade. Investir em uma boa solução contábil é mais uma ação efetiva para preservar e gerir as informações sensíveis dos seus clientes. A seguir, conheça a solução ideal para seu escritório.
Questor Cloud garante segurança da informação nas contabilidades
A Questor está comprometida em atender as necessidades dos escritórios contábeis, proporcionando tecnologia avançada, confiabilidade e eficiência em seus produtos e serviços.
Com o Questor Cloud, plataforma contábil 100% em nuvem, as contabilidades podem desfrutar de uma solução completa, que oferece automação para todos os regimes tributários e folha de pagamento, além de proporcionar uma série de benefícios relacionados à segurança da informação.
Uma das principais vantagens do Questor Cloud é que ele elimina a necessidade de preocupações dos escritórios com atualizações de sistema e backups, pois utiliza a infraestrutura da própria Questor para o armazenamento dos dados. Isso significa que o escritório contábil não precisa mais investir em servidores locais dedicados ou se preocupar com a instalação da solução em cada computador dos usuários.
Além disso, o Questor Cloud já vem pré-configurado com todos os serviços e cálculos necessários, o que dispensa a necessidade de um usuário especializado para fazer as configurações. Isso permite que os operadores do sistema se concentrem apenas em suas tarefas diárias, sem se preocuparem com a parametrização do software.
Investir no Questor Cloud é optar por uma solução completa, segura e eficiente para a gestão contábil, permitindo que você foque nas suas atividades principais e tenha tranquilidade em relação à segurança dos seus dados.
O Especialista em Segurança da Informação, Ilvacir Franceschi, confirma que as soluções Questor estão alinhadas com as boas práticas de segurança, e garante que a empresa está evoluindo constantemente, buscando as melhores soluções ao seu cliente.
“O que as soluções da Questor entregam atualmente, exige um nível alto de maturidade organizacional e de entendimento do mercado. Por isso, está evoluindo para ter cada vez mais efetividade, continuar sendo referência nacional na segmentação contábil e no desenvolvimento de Software, buscando ser cada vez mais estar segura”, finaliza.
Conheça mais sobre as soluções Questor
Com a ajuda de um especialista na área, neste texto você aprendeu que a Segurança da Informação é algo primordial nos escritórios de contabilidade e que algumas dicas simples podem ser o pontapé inicial para você aplicá-la no dia a dia. Também apresentamos uma opção de plataforma contábil segura que vai de encontro com todas as dicas apresentadas, o Questor Cloud.
Ficou interessado em saber mais sobre tudo o que nossas soluções têm para oferecer ou já é cliente e tem dúvidas sobre como manter os dados do seu escritório seguros?