Com a tecnologia, esse processo pode, inclusive, ser automatizado; Contibue lendo para conferir dicas sobre como organizar o escritório

Entregas fiscais, balancetes, Folha de Pagamento, relatórios para os clientes e muito mais. A rotina de um escritório contábil é complexa, repleta de obrigações com periodicidade mensal ou anual. Um dos principais desafios do gestor contábil é manter o fluxo de demandas alinhado, multas por desatenção ou dificuldades nas entregas. Organizar o escritório contábil é uma prioridade que deve ser seguida à risca pelos profissionais.

Reduzir custos, dificuldades e melhorar as entregas para os clientes estão nas metas de todas as empresas contábeis, não é? No entanto, esse processo de expansão e crescimento no mercado, em alguns casos, representa um risco para o escritório. Com mais empresas na cartela de clientes, a demanda cresce ainda mais. E para evitar complicações e perdas de contratos, cabe ao gestor estudar sobre organização de processos para garantir o aumento sustentável do escritório. 

Quer superar esses desafios e garantir a organização e o crescimento sustentável da sua operação? Então, preparamos um conteúdo recheado de dicas para que você consiga organizar o escritório contábil e entregue todas as obrigações sem riscos de multas. 

Por que organizar o escritório contábil? 

Entregar mais em menos prazo é uma meta para empresas de todos os segmentos, e gera novas oportunidades, como aumento de lucros ou serviços. Na contabilidade, o processo não difere dos demais setores — e essa realidade já se tornou possível através da automatização. A tecnologia já permite a entrega de rotinas totalmente automatizadas, cabendo aos contadores a missão de configurá-las e garantir que o processo flua sem erros.

As rotinas automatizadas e a simplificação não reduziram a importância do papel do profissional contábil — muito pelo contrário, ele ganhou novas possibilidades de atuação e uma participação essencial para o crescimento dos negócios. Sem as demandas burocráticas e repetitivas, ele pode ser mais analítico, para que além de contribuir com o compliance fiscal, também auxilie a alavancar o negócio de seus clientes através de percepções financeiras e administrativas. 

Com o fluxo das obrigações funcionando perfeitamente, o escritório pode aumentar os serviços ofertados e o ticket médio pago pelos clientes. Com a tendência do  Business Process Outsourcing (BPO, que em uma tradução literal, significa terceirização de processos e negócios), muitas contabilidades têm apostado nesses processos tecnológicos para atender cada vez mais e melhor as rotinas das empresas.

Conheça mais benefícios de organizar o escritório contábil

• Melhor gestão da equipe: com o time mais organizado, é possível identificar e eliminar gargalos na produção. Assim, além de entregas qualificadas e livres de erros, os escritórios ganham otimização de processos e conseguem entregar mais em menos tempo.
• Ganho de produtividade: a comunicação com os clientes ou a própria organização de tarefas são rotinas que tomam tempo dos contadores. Com uma operação ordenada, o profissional elimina o tempo gasto com burocracias e consegue ser mais analítico e produtivo. 
• Aumento na satisfação dos clientes: perda de prazos e recebimento de multas são prejuízos que, no decorrer do tempo, podem representar insatisfação e até encerramento de contratos. No entanto, uma contabilidade organizada que cumpre as entregas em dia aumenta a satisfação dos clientes. 
• Crescimento da operação: todos os benefícios acima atingem um resultado: o crescimento sustentável do escritório contábil, sem grandes necessidades de investimentos;
• Lucratividade: Ao aumentar a produtividade e a satisfação dos clientes, o escritório também passa a faturar mais podendo ofertar novos produtos ou ampliar a carteira de clientes.

Como organizar o escritório contábil

Mapeie todas as rotinas

O dia-a-dia contábil é baseado em prazos e entregas. Por isso, o primeiro passo para andar com a organização do escritório é mapear todas as obrigações. Uma dica é classificar cada uma delas por complexidade. Existem muitas metodologias para auxiliar essa categorização, mas uma das mais conhecidas é a Matriz de Eisenhower. Ela separa as tarefas por:

• Importante e urgente: que deve ser feita imediatamente; 
• Importante, mas não urgente: tarefas que devem ser feitas a médio ou longo prazo;
• Urgente, mas não importante: se encaixa bem para agendar reuniões, enviar e-mails, entrar em contato para tirar uma dúvida;
• Não urgente e não importante: tarefas que podem esperar. 

Categorize seus clientes

Atende empresas de todos os regimes tributários, portes e complexidades de operação? Então, considere caracterizá-las por cada um desses detalhes. Assim, ao invés de cumprir as entregas empresa por empresa, você pode otimizar esse acompanhamento. 

Esteja sempre em dia com as mudanças

Mudanças de prazos ou de legislação fazem parte da rotina contábil. Por isso, é importantíssimo que o contador esteja ciente dessas alterações e se dedique para não perder nenhuma atualização. 

Conte com a tecnologia

Hoje, os sistemas contábeis são grandes aliados para que a rotina siga com conformidade. Seja para automatizar tarefas repetitivas, ou para o controle de demandas, a tecnologia já é uma necessidade para os escritórios. 

Portanto, para não ficar atrás no mercado, conheça e integre na sua rotina as últimas tendências em software contábil. Abaixo, você vê duas soluções que não podem faltar para organizar o escritório:

Questor Cloud – uma plataforma contábil completa que atende todos os regimes tributários e a folha de pagamento

Já pensou em contar com uma solução que centralize, em um só lugar, todas as entregas contábeis do seu escritório? Isso virou realidade com o Questor Cloud. De forma unificada e sem a necessidade de adquirir pacotes adicionais, você trabalha com todos os regimes tributários e folha de pagamento. O Cloud é 100% online, ou seja, elimina a preocupação com infraestrutura, atualizações de versão e backup de dados.

Um ponto a destacar desta gigante solução para o mercado contábil, é o fato de dispensar a necessidade de um usuário chave (keyuser de sistema). Todas as parametrizações e configurações dos serviços são por responsabilidade da Questor.

Concentramos em um único lugar ferramentas que auxiliam o dia a dia do contador:

• Monitoramento e captura de NFe, CTe e NFSe; 
• Cálculo automatizado do Simples Nacional;
• Cálculo automatizado de pró-labore e folha de pagamento;
• Cálculo da DCTF a partir da consulta ao portal do eCAC;
• Geração da DCTF Web automatica;
• Portal de autoatendimento do Cliente para emissão de documento e simulações;
• Gestão de CNDs, caixa postal do eCAC e Situação Fiscal do eCAC;
• Controle e baixa automática das obrigações do escritório
• Gestão financeira do escritório;

Para saber mais sobre o Cloud, clique aqui! 

Tareffa – a solução definitiva para organizar o escritório contábil

Evitar atrasos e multas, e, além disso, acompanhar com detalhes todas as obrigações em aberto ou com data próxima, é uma prioridade para você? Então, você precisa conhecer o Tareffa.

Essa solução foi desenvolvida para facilitar a rotina dos gestores contábeis que precisam acompanhar diariamente o andamento do trabalho de seus times. Através de dashboards, é possível identificar com praticidade qualquer falha ou gargalo produtivo, e assim, garantir a eficiência do escritório.

O Tareffa ainda conta com uma ferramenta de gerenciamento de projetos, um validador de serviços e empresas, um aplicativo exclusivo para a comunicação com os clientes e integração com WhatsApp. Ainda, para os usuários da Questor, a integração entre os sistemas é automática — inclusive no Questor Cloud, em que o gestor não precisa nem mudar de aba para acessar o Tareffa.

Em uma solução totalmente plug’n’play, o processo de integração é feito em dois dias. Ou seja, você adquire a solução, a Questor implanta e o seu time já sai usando as funcionalidades. 

Veja um video que mostra a ferramenta funcionando através da integração com o Questor Zen: