Por muito tempo, o controle de Certidões Negativas de Débitos (CND) foi um desafio para os departamentos fiscais das empresas. 

Isso porque as empresas devem emitir e consultar regularmente uma variedade de certidões para garantir que não tenham nenhuma pendência financeira ou processual. Cada esfera, seja estadual, federal ou municipal, exige um passo a passo diferente para acessá-las, além de uma série de informações para preencher, o que dificulta a rotina.

Ou seja, emitir, consultar regularmente e ainda armazenar todas as certidões, de forma manual, pode ser uma dor de cabeça para as empresas. Porém, é um processo indispensável. A boa notícia é que hoje já existem soluções que automatizam e centralizam as certidões em um só lugar. 

Neste texto, vamos te apresentar como sua empresa pode automatizar a emissão das certidões negativas de débitos e consultá-las de forma facilitada, evitando penalidades e garantindo sua regularidade.

Importância de consultar as certidões negativas de débitos regularmente

Como falamos anteriormente, a CND é um documento que comprova a situação legal de pessoas físicas ou jurídicas e que garante que não existem dívidas fiscais e tributárias em seu nome. Ela serve para diversas situações como processos de licitação, de concorrência, empréstimos, aquisição de uma empresa, entre outros.

Sendo assim, consultar as certidões da sua empresa, independente do porte, é uma rotina que deve ser feita regularmente e atentamente. 

É importante destacar que, por existirem diferentes tipos de certidões, cada uma delas deve ser emitida em um site específico. O que dificulta ainda mais o trabalho do setor fiscal, tornando o processo repetitivo e maçante. 

Além disso, é necessário que exista um controle frequente das certidões emitidas, visto que a sua validade varia entre 30 e 180 dias, e alvarás cerca de 1 ano, precisando ser atualizados regularmente.

Problemas ao consultar CND manualmente

Neste cenário, percebemos que é dever do departamento fiscal estar sempre atento às certidões negativas de débitos das empresas, para garantir a conformidade legal nos mais diversos aspectos: civil, tributário, fiscal ou trabalhista.

Assim, contar com um processo manual nos dias de hoje é um risco para as empresas, principalmente àquelas que necessitam realizar consultas em diferentes órgãos. 

Entre os problemas que podem ocorrer ao realizar o controle manual estão:

• Perda de licitações por estar com algum tipo de irregularidade ou pela falta de organização nas certidões;
• Equipe focada em uma tarefa totalmente operacional e repetitiva;
• Precisar acessar diversos portais diferentes para consulta de CND;
• Riscos legais causados por certidões fora do prazo de validade;
• Não conseguir monitorar identificar certidões negativas e positivas por falta de um espaço centralizado.

Como automatizar a emissão e centralizar suas certidões negativas e positivas 

Percebemos, então, que os riscos de ter um processo manual são muitos e, por isso, torna-se fundamental buscar por soluções que ofereçam a automatização de todo o processo. Desde a emissão das certidões até seu armazenamento, e monitoramento.

Para isso, é preciso buscar por um sistema responsável por essa rotina e que faça todo o trabalho sem intervenção humana e com segurança garantida. O Questor CND é um exemplo de solução online para emissão e gerenciamento de certidões, com automatização e segurança. 

Com o Questor CND é possível emitir as certidões para diferentes órgãos, com a possibilidade de acesso a mais de 5 mil tipos de certidões e alvarás, apresentadas em um ambiente centralizado e intuitivo, que mostra as certidões positivas e negativas separadamente para facilitar a visualização e acompanhamento.  

Conta, também, com o envio de notificações personalizadas, que avisam quando as certidões estiverem negativas. Além disso, a solução faz a leitura automática dos caracteres de controle (Captcha), o que proporciona mais rapidez e eficiência na emissão das certidões.

Então, viu como pode ser simples monitorar as certidões federais e municipais, alvarás, certificados digitais e outros documentos da sua empresa? 

Isso sem perder um tempo precioso acessando diversos sites e monitorando cada certidão manualmente. E, o mais importante, sem o risco de perder prazos e comprometer a conformidade legal da sua empresa. 

Agora que você já sabe a importância de contar com um sistema que automatiza a emissão de CND e as centraliza em um único local, conheça mais sobre o Questor CND e entre em contato conosco para saber mais.