Régua de cobrança: Saiba o que é e como usar!

Você já se perguntou como sua empresa pode melhorar o fluxo de caixa, reduzir a inadimplência de forma eficaz e sem prejudicar o relacionamento com os clientes? A resposta pode estar em uma estratégia bem elaborada de “Régua de Cobrança.” 

Neste texto, exploraremos o que é uma régua de cobrança, seus benefícios, como criar uma eficiente, a importância da automatização, a personalização na cobrança e as ferramentas e software que podem tornar esse processo suave e eficaz.

O que é uma Régua de Cobrança?

Uma Régua de Cobrança é um conjunto de etapas e procedimentos predefinidos que uma empresa segue para gerenciar o processo de cobrança de dívidas de seus clientes. Essas etapas não apenas ajudam a lembrar os clientes de suas obrigações, mas também estabelecem um padrão claro de comunicação e ações para lidar com a inadimplência.

Desta forma, ela opera através de um plano que deve ser elaborado pensando em toda uma linha do tempo do processo de pagamento. Ou seja, desde o primeiro momento onde o envio é realizado, como os lembretes de vencimento e de fatura vencida.

Benefícios de Implementar uma Régua de Cobrança

O faturamento de uma empresa é importante para o bom funcionamento da mesma, quando há inadimplência e caixa negativo as consequências podem ser enormes. Por isso, implementar uma régua de cobrança eficiente traz uma série de benefícios

• Melhora o fluxo de caixa: Uma régua bem estruturada ajuda a manter o dinheiro fluindo de forma consistente. 
• Redução da Inadimplência: Ao seguir um processo claro de cobrança, as chances de inadimplência são significativamente reduzidas.
• Facilita o recebimento e deixa a cobrança mais profissional: Quando a régua está funcionando corretamente, as chances de receber em dia são muito maiores, isso sem prejudicar o relacionamento com o cliente por cobranças indevidas.
• Adeus aos esquecimentos: Coma régua de cobranças, as chances de esquecer de realizar uma cobrança quase se anulam. Tudo vai depender do método utilizado.

Como Criar uma Régua de Cobrança Eficiente

Um dos maiores benefícios da régua de cobrança, além da melhora na gestão e no fluxo de caixa, é o estabelecimento de uma relação saudável com seus clientes. Por isso mesmo, ao criar uma régua de cobranças é preciso estar atento a diversos fatores e o ideal é que ela seja personalizada conforme cada cliente. 

Também, a criação de uma régua de cobrança eficiente envolve etapas como identificar os estágios de cobrança, definir mensagens e prazos, e implementar procedimentos de acompanhamento. Vamos explorar alguns desses passos:

Defina estágios:

Identifique quais serão as etapas e os estágios pelos quais um cliente passa antes que você possa considerá-lo inadimplente. Ou seja, antes de uma cobrança ativa, você pode optar por incluir na sua régua lembretes amigáveis, para somente após a entrada dele no estágio de atraso iniciar as notificações de atraso e ações mais sérias, como negociações de pagamento.

Crie mensagens para cada etapa de comunicação:

Determine as mensagens que devem ser enviadas em cada estágio. Elas devem ser claras, profissionais e sem deixar de lado o tom amigável. 

Tenha definido os prazos:

Estabeleça prazos específicos para cada etapa da régua de cobrança. Por exemplo: 

1º Estágio – Primeiro Lembrete 7 dias após o vencimento

2º Estágio – Segundo Lembrete 14 dias após o vencimento

3º Estágio – Notificação de Atraso 30 dias após o vencimento

4º Estágio – Oferta de Negociação 45 dias após o vencimento

5º Estágio – Último Aviso 60 dias após o vencimento.

É importante em todos os estágios, manter um tom de voz amigável, pois você não sabe se o seu cliente não está passando por problemas financeiros. Seja gentil para manter um bom relacionamento com ele, lembre-se que ele também é um promotor da sua marca. 

Ter todos os estágios e prazos definidos com clareza cria expectativas claras para os clientes e ajuda a manter o processo em andamento.

Automatize a Régua de Cobrança:

Utilize sistemas de automação para enviar mensagens e lembretes automaticamente nos prazos definidos. Assim, assegura que nenhuma etapa seja esquecida e economiza tempo.”

Acompanhe e Registre Interações:

Não permita que as informações se percam no meio do caminho, ainda mais se você possui uma grande carteira de clientes. Registre todas as interações com os clientes, incluindo telefonemas, e-mails e mensagens de texto. Isso permite um histórico completo das comunicações, o que pode ser útil em negociações futuras.

Seja flexível: 

Quando chegamos em um estágio onde é necessário partir para as negociações, dentro de suas possibilidades, ofereça opções de pagamento flexíveis, como parcelamento ou descontos para pagamento à vista. Isso pode incentivar os clientes a quitar suas dívidas.
Lembre-se de que cada cliente pode ter circunstâncias diferentes. Esteja aberto a negociações e seja empático com situações financeiras difíceis.

Acompanhe e analise resultados:

Acompanhe o desempenho da régua de cobrança, analisando métricas como a taxa de recuperação de dívidas e o tempo médio de pagamento. Use esses dados para ajustar e melhorar sua régua ao longo do tempo.

Treine sua equipe:

Se você tem uma equipe envolvida no processo de cobrança, certifique-se de que eles estejam bem treinados e sigam as diretrizes da régua de cobrança de forma consistente. Também é importante que todos estejam alinhados, assim a comunicação será cada vez mais assertiva.

Automatização da Régua de Cobrança

Automatizar a régua de cobrança é um passo crucial para otimizar o processo. Dessa forma, garanta que as cobranças serão realizadas com eficiência e precisão, independentes de intervenção humana. 

Além disso, você ainda reduz as chances de erros, como esquecimento do envio de lembretes e cobranças, ou ainda, o envio fora do prazo. Garantindo assim, ainda mais segurança na operação e trabalhando para aumentar a confiança dos seus clientes.

Mas a automatização tem muito mais vantagens, como: 

• Redução de custos; 
• Facilidade no rastreamento e registro de interações; 
• Escalabilidade; 
• Personalização de mensagens; 
• Acompanhamento ágil; 
• Cumprimento de requisitos legais.

Por isso, contar com um sistema que te permita criar uma régua de cobranças, personalizando o layout de envio de mensagem e garantindo total eficiência é importante. E você pode contar com o Questor Negócio, solução da Questor para prestadores de serviços que buscam por mais controle em suas operações financeiras. 

O Questor Negócios simplifica a gestão financeira, o controle e manutenção de contratos, a análise de relatórios. Também, possui dashboards e gráficos para que o gestor esteja sempre atento aos números da empresa.

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Mãos na massa

Como você viu, a régua de cobranças é uma ferramenta que auxilia toda empresa na gestão do fluxo de caixa e no combate a inadimplência. Nós esperamos que com essas informações e dicas você consiga estabelecer uma régua ideal para a sua empresa.

Dessa forma, ao seguir estas dicas sobre régua de cobrança, sua empresa estará bem preparada para melhorar o fluxo de caixa, reduzir a inadimplência e manter relacionamentos saudáveis com os clientes! 😊