Notificar o seu cliente com informações atualizadas é uma das obrigações dos escritórios contábeis
A entrega de documentos e informações contábeis para seus clientes é uma rotina imprescindível para os profissionais. Afinal, o contador age como um impulsionador dos negócios que ele atende, e faz parte do dia a dia dos empreendedores entenderem como está a saúde financeira de seus negócios. Para evitar gargalos na relação com os clientes, é fundamental entregar informações claras e objetivas, que contribuirão tanto para evitar problemas fiscais, quanto para monitorar o desempenho do negócio. Ou seja, notificar o seu cliente é fundamental para o bom andamento do fluxo de trabalho.
Em muitos casos, a falta de assertividade pode comprometer a boa relação entre cliente e contador. Isso porque os proprietários de negócios, muitas vezes, têm dificuldades para entender muitos detalhes que aparecem nos balancetes e relatórios contábeis. A simplicidade, nestes casos, faz toda a diferença para o sucesso dos empreendimentos das empresas atendidas pela contabilidade.
Por que é tão importante sempre notificar o seu cliente?
Qualquer relacionamento tem como principal base a confiança. No caso da prestação de serviços, como é a contabilidade, a situação é a mesma. Desde os primeiros contatos com o cliente, é fundamental estabelecer uma conexão saudável, que a longo prazo resultará em satisfação e fidelização.
O contador é um dos profissionais que mais precisa estabelecer esse vínculo de confiança. Isso porque ele ficará responsável pelas rotinas mais essenciais para o sucesso das empresas. É de hábito dos empreendedores contratarem apenas um fornecedor contábil para atender todas as demandas: desde encargos trabalhistas a finanças, demonstrativos, impostos e licenças.
Mas, é muito importante que o contador sempre mantenha o empresário atualizado em cada uma dessas rotinas. Diante de um cenário cada vez mais competitivo, apenas desempenhar as demandas não é suficiente. É preciso fortalecer a credibilidade junto ao cliente, para que ele possa se certificar de que o seu negócio está bem cuidado.
Para te ajudar nesta jornada, preparamos algumas dicas para que você consiga sempre notificar o seu cliente:
Conheça a realidade do seu cliente
Cada empresário ou negócio tem seu fluxo, seu ritmo e suas particularidades. Por isso, um dos primeiros passos para saber como lidar com o seu cliente é conhecer a realidade dele, especialmente no que diz respeito à estrutura administrativa e financeira do negócio. É ao entender os pontos fortes, fracos, os processos de fluxo de caixa e de fechamento mensal, que o contador poderá encaixar à sua atuação cotidiana aos hábitos de seus clientes.
Para facilitar a troca de informações dos dois lados, é bem importante também que contador e contabilidade contem com um sistema de gestão integrado, que permite o compartilhamento de documentos financeiros, fiscais, contábeis e de Folha de Pagamento.
Faça adequações na sua linguagem
De nada adianta você ter todo o conhecimento do mundo se não sabe transmiti-lo de um jeito que seu cliente vá compreender. Por isso, é importante que você saiba dialogar com o ele — e isso vai muito além de falar o mesmo idioma. Usar termos técnicos e complexos não é produtivo se a pessoa que você está atendendo não entender. Por isso, conheça seu público, adapte-se a ele e tente estar disponível para esclarecer dúvidas e explicar rotinas difíceis em uma linguagem que ele vai conseguir compreender.
Esteja onde o seu cliente está
Essa é uma dica fundamental que pode transformar um atendimento e fidelizar um clienta: a presença. Isso não necessariamente significa que você deve visitar o negócio dos empresários que atende toda a semana. Mas, é muito importante que você saiba quais são os canais de comunicação preferidos dele para notificá-lo com assertividade.
O empresário que você atende não olha o e-mail? Então, é importante o contador tentar outra forma de mandar uma guia que precisa ser paga urgentemente. Ou, se o seu cliente prefere tirar as dúvidas pelo WhatsApp, talvez ele se incomode em ter que acessar outro aplicativo para resolver esse problema.
Portanto, lembre-se: para estar sempre conectado com o seu cliente, você deve acessá-lo conforme os lugares que ele prefere estar.
Tenha flexibilidade para notificar o seu cliente em múltiplas plataformas
Agora, você já sabe a importância de se comunicar com o cliente onde quer que ele esteja, não é? Por isso, uma dica de ouro é investir em plataformas que te permitam notificá-lo nestes espaços, com flexibilidade, rapidez e rastreabilidade. Se essa é uma dificuldade no seu escritório, a Questor te traz a solução: o Questor Zen, portal online da contabilidade.
Uma das principais funcionalidades do Questor Zen é ganhar tempo e assertividade na troca de arquivos entre contador e cliente. Isso acontece através de um repositório online, que além de entregar todas as informações necessárias para o empreendedor, também permite assinatura eletrônica, controle de vencimentos e notificações para evitar qualquer tipo de atraso.
Você deve estar se perguntando: “ok, mas como o Questor Zen vai me ajudar a melhorar a forma com que eu envio os documentos ao cliente?”. A resposta é muito simples, com essa solução atuando na sua contabilidade, é possível configurar para que cada balancete ou guia esteja disponível para ele logo após ser gerado. Ainda, você pode configurar para que o envio por e-mail também seja automático.
Novidade: integração com o WhatsApp no Questor Zen
A Questor está sempre atenta às mudanças do mercado contábil, e por isso, conhecemos muito bem as dificuldades e oportunidades relacionadas ao setor. Por isso, o Questor Zen sempre é atualizado com funcionalidades que realmente atendem às necessidades do contador. A última novidade de destaque é a integração com o WhatsApp, que permite enviar documentos para os clientes diretamente no celular deles através do aplicativo de mensagens mais usado no Brasil.
Atualmente, estão disponíveis duas formas de integração. A primeira é pelo WhatsApp Business, cuja vantagem é permitir que o escritório use o selo de verificação. O processo é muito simples: após a parametrização entre as duas aplicações, é possível configurar para que os documentos contábeis publicados no e-Doc, ou trabalhistas disponíveis no q-Colabore, fiquem disponíveis automaticamente no aplicativo do destinatário. O processo é o mesmo que configurar o envio de um e-mail (e, inclusive, pode ser configurado simultaneamente), apenas precisa certificar que há um número de WhatsApp cadastrado para receber as notificações. Há, ainda, a possibilidade de fazer a integração pelo WhatsApp Web, por uma API desenvolvida pela própria Questor.
Questor Zen: muito além de notificar o seu cliente
O Questor Zen é uma solução completa que atende diversas funcionalidades para eliminar a burocracia e ganhar independência no setor contábil. Diminuir o custo operacional, aumentar o potencial da equipe e facilitar a troca de informações são algumas das vantagens que o portal online da contabilidade possibilita para os usuários.
Com acesso ao Questor Zen, o contador consegue facilmente buscar diferentes tipos de notas fiscais diretamente no site da Receita Federal ou município. O compartilhamento dos mais diversos tipos de documentos contábeis e de folha de pagamento é muito simples, e acontece com rastreabilidade e armazenamento seguro.
Ainda, é a partir do Questor Zen que os contadores conseguem fazer o monitoramento e a gestão das Certidões Negativas de Débitos de mais de 2.500 órgãos. Outro diferencial é a integração com o Portal do e-Cac e com as Caixas Postais Eletrônicas das Secretarias da Fazenda estaduais.
Quer conhecer mais sobre o Questor Zen e começar a otimizar os processos dentro do seu escritório contábil?