Com as ferramentas certas, é possível aumentar a produtividade do time e garantir as melhores entregas

Quem faz a gestão de uma equipe diariamente sabe quais são os desafios para manter a produtividade e garantir entregas no prazo. Muitas vezes, a alta demanda dificulta vislumbrar toda a demanda de um time. Quando a missão é organizar o dia a dia de um escritório contábil, esta tarefa pode ser ainda mais difícil, uma vez que os contadores têm a responsabilidade de cumprir com todas as obrigações junto aos governos. Portanto, a gestão de tarefas para a contabilidade é algo desafiador e que precisa de atenção. 

Conforme a organização contábil cresce, aumenta a atuação e o número de clientes, esta demanda só cresce. É responsabilidade do contador fazer a manutenção dos impostos, controle patrimonial, gestão de ativos, folhas de pagamento, além do planejamento financeiro das empresas, atividades que são de absoluta importância para qualquer empresa. 

Ainda, estão na lista de tarefas do profissional contábil obrigações financeiras e prazos que precisam ser cumpridos com rigidez, resultando em multas e encargos em casos de atrasos. Mas, para moderar a complexidade da rotina contábil, há ferramentas e soluções que podem auxiliar. Preparamos este artigo com dicas práticas de como melhorar a gestão de tarefas na sua contabilidade.

5 dicas práticas de gestão de tarefas para contabilidade

5- Fortaleça a transparência com o time

Cada peça é fundamental para que o trabalho de uma equipe ande com fluidez. Mas, é muito importante que os colaboradores saibam disso para se sentirem inspirados e desempenharem melhores entregas. Por isso, a transparência é uma prática que deve ser fortalecida.

Ao passar uma demanda para o seu time, comunique-os sobre o que é esperado dele nesta entrega. Detalhe os objetivos da atividade e tenha clareza ao definir como ela deve ser executada. Para garantir que todos entendam a tarefa e os caminhos para realizá-la, você pode construir tópicos ou uma lista. Fazer uma reunião rápida para orientar a equipe também é recomendado. 

A troca de informações entre gestores e colaboradores auxilia: 

• a esclarecer dúvidas; 
• fortalecer a comunicação com outros setores; 
• conscientizar cada pessoa sobre o seu papel; 
• valorização e reconhecimento sobre o esforço dos times;
• criação de um canal aberto para comunicação e feedbacks;
• transmitir ideias e deixar a criatividade fluir.

4- Incentive a colaboração entre a equipe

Quando um time trabalha em conjunto, as chances de fazer entregas melhores em menos tempo é muito maior. A colaboração é fundamental para o bem de todos, e por isso, a sinergia pode beneficiar o engajamento do seu time, e aumenta as chances de entrega no prazo. 

Além disso, a gestão de tarefas elimina a competitividade entre o time, reforça o senso de compartilhamento e troca de conhecimentos, e permite a divisão de responsabilidades para que todas as pessoas façam um bom trabalho.

A coletividade no ambiente de trabalho fortalece: 

• Comprometimento entre a equipe;
• Eficiência na organização de talentos e habilidades;
• Melhora na produtividade e organização;
• Fim da competitividade ruim;

3-  Saiba delegar tarefas:

Agora que você já entendeu a importância de se comunicar com clareza e de estimular o trabalho coletivo, o próximo passo para saber delegar é distribuir tarefas com assertividade. Para não sobrecarregar ninguém, é importante organizar as tarefas de forma justa — o que, no fim das contas, ajuda a entregar tarefas com qualidade e menor necessidade de correções ou retrabalhos. 

Para delegar tarefas corretamente, é importante observar a personalidade e a produtividade de cada pessoa do seu time para identificar quem possui maior habilidade técnica para cumprir a entrega. Além disso, estar aberto para ajudar e esclarecer dúvidas pode ser importante. 

Neste processo, contar com um software que te permita observar o que está na demanda de cada colaborador pode te ajudar. Para isso, o Tareffa, solução da Questor na gestão de serviços e comunicação, pode ajudar.

2- Reconheça o trabalho do seu time

A gestão de tarefas é muito importante para aumentar a produtividade, mas, apenas isso não basta para contribuir com as entregas das equipes. Dar feedbacks e reconhecer os esforços do time fortalece o engajamento e ajuda a fortalecer a transparência entre o time. 

Os feedbacks também contribuem para que cada pessoa entenda seus pontos fortes, fracos e o que deve ser melhorado. 

1- Use calendários com prazos de entrega

Na rotina contábil, os prazos têm participação fundamental. Mas, com a correria diária, perder prazos pode ser comum. Por isso, é muito importante que as equipes que atuam com contabilidade mantenham os prazos em dia. 

Para facilitar esta ordem através de calendários, contar com agendas online pode ser uma boa solução. O importane é organizar-se com antecedência, para inicar as tarefas em tempo hábil para entregar as obrigações no prazo correto. 

Conte com o Tareffa para gerir a comunicação do seu escritório

Se você quer melhorar a comunicação do seu escritório, verificar com assertividade as demandas em aberto, e ainda, eliminar o risco de multas e atrasos, conte com o Tareffa. Esta ferramenta foi escolhida pela Questor, após uma profunda avaliação dos players de mercado, para ser nossa parceira oficial na gestão de serviços e comunicação.

Integrado com todas as soluções contábeis da Questor, o Tareffa permite obter dashboards com informações atualizadas sobre todas as demandas do time. Esta solução é 100% web e possibilita gerir os serviços de qualquer lugar, com comunicação direta com seus clientes de forma simples e segura. Recentemente, o Tareffa também passou a ser integrado com o WhatsApp. 

Conheça algumas vantagens: 

• Implantação rápida e fácil
• Controle em um só local, de todas as obrigações contábeis, guias, atividades e comunicação
• Robôs auxiliando na rotina de trabalho e produtividade das equipes
• Solução de comunicação integrada (chat próprio)
• Envio de todos os documentos e baixa das atividades robotizadas (sem margens de erros)
• Registro e rastreabilidade de toda comunicação com os clientes
• App mobile
• Envio e recebimento de links, vídeos, imagens, planilhas, documentos, e muito mais
• Solução em nuvem com dashboards em tempo real por setor
• Integrado com diversas soluções contábeis

Para obter uma demonstração da ferramenta, clique aqui.