Gestão de estoque: como fazer e porque é importante

Na sua gestão de estoque, você já se pegou em algum momento com algum produto em falta no seu estoque? Foi realizar um serviço e teve que remarcar porque uma peça muito importante estava em falta? Precisou fazer uma promoção, prejudicou seu caixa e ainda saiu no prejuízo, pois um produto estava vencendo ou ocupando muito espaço no seu estoque?

Pois bem, esses são apenas alguns dos problemas que podem acontecer ao não gerenciar, ou ainda, gerenciar com falhas o estoque da sua empresa. Hoje, não existem desculpas para que isso aconteça. A evolução da gestão, dos sistemas e até mesmo do desenvolvimento profissional proporcionam um trabalho muito mais seguro.

É claro, chega um momento da empresa que contar apenas com uma planilha e mão de obra humana não é suficiente, já que a probabilidade de erros é grande. Por isso, ter um sistema de gestão operando no controle do estoque é essencial para a vida e saúde da sua empresa. 

Neste conteúdo vamos falar principalmente sobre como fazer a gestão do estoque. Também o porquê é importante e como um sistema pode te ajudar, além dos benefícios de contar com a tecnologia.

O que é a gestão de estoque e por que fazer?

Que tal partirmos do princípio para entender o que é a gestão de estoque? Bom, ela é o processo de planejar, controlar e organizar os materiais e produtos que você armazena na sua empresa, seja para venda ou prestação de serviços.

Gerenciar um estoque envolve também a supervisão e administração dos níveis de estoque de cada produto ou material, desde sua aquisição até saída ou consumo. A partir desse controle e análise é possível garantir  as quantidades corretas dos produtos disponíveis no momento certo. Ou até mesmo, que seu estoque não fique lotado de produtos “encalhados” que não têm saída. 

Sem gestão de estoque você fica a mercê de sofrer com perdas financeiras graves, podendo ir de poucos produtos passados da validade, até a perda de muitos lotes. Por isso mesmo, ter o controle é a melhor solução para não haver prejuízos e perdas.

Como fazer a gestão de estoque?

A gestão de estoque inclui atividades como o planejamento e realização de compras, recebimento, armazenamento, controle de qualidade, controle do inventário, rastreamento do produto, reposição e avaliação do desempenho do estoque. Tudo isso, faz com que a possibilidade de erros e prejuízos sejam reduzidas consideravelmente. Mas e o que fazer para otimizar ainda mais a sua gestão de estoque?

Categorize seus produtos:

Categorizar produtos ajuda a simplificar a agilizar a rotina, principalmente na hora de encontrar um produto. Sendo assim, busque categorizá-los por alguma característica, por exemplo: tamanho, marca, cor, entre outras. Pode optar também por aplicar subcategorias, caso sinta necessidade.

Sistema de controle:

Esse não pode faltar, com um sistema de controle você consegue ter o controle do que entra e do que sai do seu estoque. Isso pode ser feito por meio de uma planilha eletrônica (assim como o Excel), manualmente assim como os antigos faziam ou por um software.

Inventário inicial e periódicos:

Quando começar o controle, o ideal é fazer um inventário inicial, tendo tudo registrado a respeito de todos os itens. Seja detalhista nesta parte, aqui você precisa ter dados como nome do produto, marca, quantidade, valores e demais informações que são relevantes sobre o produto. Ainda, esse inventário deve ser feito periodicamente, assim você verifica se o que está informado no sistema é o mesmo que está no estoque físico e evita surpresas desagradáveis.

Avalie a demanda e previsão de vendas:

É importante saber quais são os hábitos de compra do seu cliente, quais produtos, marcas e afins ele tem maior preferência. Além disso, fique de olho no calendário, assim você consegue acompanhar em que momentos precisa ter em estoque mais de um produto específico.

Analise indicadores e desempenho:

Esteja atento ao desempenho do seu estoque, analise indicadores como giro de estoque e tempo de reposição para ficar bem informado. Além disso, ficar em cima desses dados te dará a oportunidade de ter insights importantes sobre pontos de falha, pontos fortes e melhorias que precisa fazer.

Software para gerenciar estoque: vale a pena?

É possível realizar o controle e a gestão de estoque manualmente ou por planilhas eletrônicas? Sim, é possível. É eficiente? Nem sempre, e também não é melhor solução.

Se você usa esse tipo de processo sabe bem como é demorado e como é passível de falhas. Mesmo parecendo ser o método mais “barato” é preciso considerar também a quantidade de erros que causam prejuízo financeiro ao fazer a gestão apenas de forma manual. 

Neste sentido, contar com um sistema de gestão empresarial que tenha o módulo de gestão de estoque é a melhor escolha para a sua empresa. Assim, você garante não só a redução de erros, como também muitas outras vantagens.

Um dos maiores benefícios, inclusive, é a automatização de processos como o cálculo de estoque disponível, geração de relatórios e o registro de entradas e saídas. Só isso talvez já seria um bom indicativo de que você vai economizar tempo e dinheiro, mas não para por aí.

Lembra que falamos acima sobre fazer análise de indicadores e desempenho? Então, com um software é possível ter acesso a esses dados e informações de uma maneira muito mais rápida e assertiva. Isso vai te ajudar na hora de montar seu plano de compras e estratégias de vendas também, pois ao ter acesso a dados reais você será muito mais assertivo.

O seu aliado para a gestão de estoque eficiente está na Questor

Uma boa gestão de estoque é essencial para garantir a eficiência da operação empresarial, evitando escassez ou até mesmo excesso de produtos e minimizando custos de armazenagem. Ainda, ela pode otimizar o fluxo de caixa para atender as necessidades dos clientes de forma satisfatória.

E para ser ainda mais ágil e eficiente, indiferente do tamanho da sua empresa, você pode contar com o ERP P.E da Questor. Essa solução possui um módulo de estoque, onde você consegue gerenciar a ordem de produção, contagem de estoque, emissão de inventário, consulta de estoque e relatórios diversos. 

Mas além de tudo isso, o P.E ainda te ajuda na gestão da sua empresa, facilitando as rotinas administrativas. Quer conhecer mais sobre o P.E? Fale com a gente.