GERENCIAmento de CONTRATOS: Você sabe como fazer?

Saiba quais os pontos para ficar atento no gerenciamento de contratos como otimizar o processo para garantir segurança.

Qualquer empresa que trabalhe com prestação de serviços, compras de insumos, contratação de serviços terceirizados, entre outros, já esteve em certo momento em contato com algum tipo de contrato. Porém, muitas empresas ainda não entendem qual é a importância desse documento, deixando inclusive em segundo plano para cumprir outras rotinas diárias que demandam de atenção. 

Você já parou para pensar se está dando a atenção e importância que esse documento precisa? Neste artigo, vamos falar sobre a importância do contrato em empresas, independente de seu porte, e quais as melhores práticas de gerenciamento.

O QUE É UM CONTRATO E QUAL A SUA IMPORTÂNCIA?

O contrato não é apenas um documento, ele é uma maneira de você e a sua empresa estarem protegidos. Portanto, precisa de um tempo dedicado exclusivamente para ele. 

O contrato tem como objetivo garantir perante a lei o cumprimento de todos os termos acordados. É nesse documento que ficam inseridas informações essenciais como prazos, valores, multas e sanções em caso de descumprimento. Caso alguém descumpra um termo, qualquer parte pode recorrer à justiça para reaver seus direitos.

Neste sentido, saber realizar o gerenciamento de contrato de forma eficiente é uma estratégia para manter a sua empresa em plena saúde, seja ela legal, financeira ou de gestão. 

MELHORES PRÁTICAS para fazer o GERENCIAmento DE CONTRATOS

Hoje, quais práticas você adota para realizar o gerenciamento de contratos novos, ativos, renovações, cancelamentos e aditivos? Tem algum padrão?

Claro, a gente sabe que para muitos lidar com contratos pode ser uma dor de cabeça, pela quantidade de termos e informações. E por isso, separamos algumas práticas que você pode implementar no seu dia a dia para manter essa gestão organizada e eficiente.

Tenha um modelo padrão

Você não precisa redigir todo novo contrato do zero. Dependendo do tipo de contratação, como serviço ou produto, é possível ter um documento padrão ou alguns modelos. Redija um modelo base e destaque as partes que precisam ser alteradas a cada nova assinatura, como: informações do contratante, serviços ou produtos contratados, valores, prazos, multas, formas de pagamento e outras. Dessa forma, quando um novo cliente entrar, você duplica o documento e altera as informações destacadas.

Esta prática vai te ajudar a agilizar o processo no dia a dia, evitando uma possível insatisfação do cliente.

Monitoramento e atenção aos prazos

Contratos não são meras formalidades, eles devem ser cumpridos. E isso só é possível se você ficar atento aos prazos e as cláusulas estabelecidas. 

É claro que durante o tempo de execução do contrato, pode haver adição de termos para inserir novos serviços ou produtos, e até mesmo exclusão de algum. Portanto, ter um monitoramento e atenção aos prazos torna a sua empresa mais flexível, entendendo as necessidades do cliente. 

Além disso, muitos contratos já possuem termos de renovação automática após determinado período. Ao monitorar os mesmos, você consegue avisar previamente seu cliente de que o contrato será renovado, evitando problemas futuros ou possíveis dores de cabeça. Desta forma, você encanta o cliente mostrando que se importa com ele.

Esse ponto, inclusive, pode ser um diferencial.

Armazene seus contratos em um lugar seguro e de fácil acesso

Você ainda é adepto dos papéis impressos? Além de não ser nem um pouco seguro, ainda dificulta na busca e acaba se tornando um estorvo na sua empresa, ocupando espaços que poderiam ser melhor aproveitados. 

Afinal, ter um lugar para armazenar os contratos com segurança é primordial, assim você evita perdas e extravios. E garante agilidade na busca de contratos específicos, facilitando na gestão dos mesmos e no cumprimento dos prazos.

Sistemas de gestão para um gerenciamento de contratos com simplicidade

Todas as práticas que falamos acima, podem ser executadas em um sistema de gerenciamento de contratos. Desde a confecção do contrato, assinatura mútua, faturamento do contrato, aviso de renovação automática, manutenção de contratos em massa, atenção aos prazos, controle financeiro e muito mais. 

Consegue perceber o quanto ter uma ajudinha nessa rotina tornaria seu trabalho mais eficiente? Dessa forma, já que muitos processos manuais acabam sendo automatizados, você aumenta sua produtividade e garante que a saúde da sua empresa fique em dia. Bem como o aumento considerável da satisfação do seu cliente.

Gestão eficiente, clientes satisfeitos

Existem muitas outras práticas que aplicadas no dia a dia da sua empresa podem tornar ela mais tecnológica, produtiva e ágil com segurança. Explore o mercado e entenda qual é a melhor forma para que seus contratos tenham a atenção que precisam, assim você consegue compreender como funciona melhor para a sua empresa.

Enfim, se você quer conhecer uma solução que vai te ajudar nesse processo, fale conosco.