Conheça a ferramenta da Questor que facilita o processo de recebimento e envio de documentos na contabilidade, o e-Doc.

Realizar o envio de documentos contábeis e fiscais para o cliente pode, muitas vezes, ser um desafio para o contador. Diversos fatores estão envolvidos neste processo, como a necessidade de acompanhar se o documento foi entregue com segurança e se o cliente baixou a guia enviada.

As dores de cabeça continuam quando é preciso enviar os documentos em canais específicos para cada cliente: um prefere por e-mail, outro, por Whatsapp. O que você faz nesses casos?

Na Questor, estamos sempre atentos aos obstáculos enfrentados pelos contadores em suas rotinas diárias e, por isso, desenvolvemos soluções que facilitam e simplificam esses processos. Desta forma, para solucionar o desafio enfrentado com o envio e recebimento de arquivos, disponibilizamos o módulo e-Doc, do Questor Zen, nosso ecossistema digital 100% web. 

Como funciona o e-doc?

O e-Doc é uma ferramenta que permite o envio e recebimento de documentos de forma digital, assim como a geração e acompanhamento do protocolo eletrônico e emissão de alertas aos envolvidos. 

Simplificando, o módulo garante que o documento seja enviado diretamente do portal da contabilidade para seu cliente, podendo ser entregue em até três canais de comunicação: E-mail, Whatsapp e Portal. Além disso, o cliente também tem acesso à ferramenta no portal e pode adicionar e enviar arquivos por ela.  

Para configurar, é preciso se certificar que há um número de WhatsApp ou um e-mail cadastrado. Entenda mais sobre a integração do Questor Zen com o Whatsapp clicando aqui. 

Quais os benefícios?

Lembra que falamos sobre a dificuldade em acompanhar se o cliente recebeu a  guia no prazo? Com o e-Doc, é possível acompanhar todo o processo, desde o envio do documento, até o seu download.

Todos os relatórios da solução contábil são publicados no Zen e, assim, você consegue poupar seu tempo tornando os processos mais simples e automáticos. Assim como, quando o documento está perto da data de vencimento, o cliente também é notificado por e-mail para que realize o pagamento, evitando multas.

Outro benefício da ferramenta é a segurança. As informações são armazenadas de forma segura, dessa forma sem risco de vazamento de dados de arquivos. Além disso, todo o histórico do processo fica registrado no sistema.  

Em resumo, sempre que tiver um documento para enviar ao seu cliente, não precisa mais perder tempo escrevendo a mensagem (no canal de preferência do cliente), esperando a confirmação de recebimento e fazendo todo o acompanhamento.

O processo completo, desde a mensagem inicial, até as notificações, são feitas no seu portal da contabilidade. Assim, com essa automatização, você tem mais tempo para ser estratégico e prospectar novos clientes. 

Se você ainda não conhece esse módulo e gostaria de saber mais, fale com um de nossos consultores e agende uma demonstração.