Chegamos à metade do ano, o que representa para muitos contadores, especialmente aqueles com filhos em idade escolar, o momento ideal para um merecido descanso. No entanto, a preocupação com o escritório muitas vezes impede que os profissionais contábeis planejem suas férias para esse ou em outros períodos do ano. Como, então, realmente sair de férias e garantir que tudo continuará funcionando perfeitamente na sua ausência?

Tirar de férias é um desafio para o empreendedor contábil brasileiro 

Uma recente pesquisa do Sebrae/SP intitulada “O empreendedor e as férias” revelou que a maioria dos donos de pequenos negócios, em torno de 70%, saem de férias apenas uma vez por ano, mas cerca de um terço deles fica receoso por não estar presente no dia a dia da empresa. 

Mais alarmante ainda, 33% acreditam que a produtividade da empresa cai quando estão fora. Isso é uma realidade também para o empreendedor contábil, que evita tirar férias por temer passar por perda de qualidade nos serviços oferecidos aos seus clientes. 

Esse cenário ressalta a importância de um planejamento eficiente, especialmente para contadores que estão acostumados a uma rotina incessante de compromissos e responsabilidades.

Por isso, separamos 5 dicas importantes para que você possa finalmente sair de férias com tranquilidade nesse período do ano, mesmo com entregas importantes chegando, como a ECF (31 de julho).

5 dicas de como sair de férias com tranquilidade 

1. Planeje-se

O segredo para férias tranquilas começa com um bom planejamento. Defina o período de suas férias com antecedência e distribua as tarefas essenciais entre sua equipe. 

Você pode elaborar um cronograma detalhado das obrigações fiscais e outras atividades mais urgentes que irão acontecer na sua ausência, para garantir que tudo esteja alinhado antes de sua partida.  Planejar também permite ajustar compromissos e resolver questões que dependem exclusivamente de você antes de sair.

2. Prepare sua equipe

Invista na capacitação da sua equipe para garantir que todos possam lidar com as responsabilidades diárias em sua ausência. Uma equipe bem treinada e confiante pode gerenciar o escritório de forma eficaz, minimizando a necessidade de sua intervenção durante as férias. Além disso, delegue tarefas específicas para cada membro da equipe, assegurando que todos saibam exatamente o que fazer e quem contatar em caso de dúvidas ou problemas.

Também é importante confiar em seus líderes de equipe para assumir responsabilidades durante sua ausência. É possível estabelecer líderes temporários para projetos importantes e antes das férias realizar reuniões preparatórias com eles para discutir expectativas e procedimentos a serem seguidos.

3. Comunique os clientes

Se você costuma atender ou resolver questões diretamente com os clientes do escritório, é essencial informá-los antecipadamente sobre suas férias. Esclareça quem será o responsável por cada tipo de demanda durante sua ausência e quem pode resolvê-las em caso de problemas. 

Uma comunicação clara pode prevenir urgências de última hora e demonstra profissionalismo e respeito pelos interesses dos clientes. Envie um e-mail e atualize suas mensagens automáticas de resposta com as informações de contato da sua equipe.

4. Conte com a automatização dos processos

Um contador atualizado aproveita todos os recursos para otimizar o seu tempo e da sua equipe, e para o período isso também é uma realidade. 

Utilize ferramentas e sistemas contábeis que automatizem tarefas que você executaria, ou mesmo, deixe algumas entregas prontas antes das férias. A automatização reduz a carga de trabalho diário e garante que os serviços continuem acontecendo com segurança durante suas férias.

5. Se precisar, monitore à distância 

Quer garantir que tudo está conforme planejado? É possível manter-se informado sobre o andamento do escritório com acesso a ferramentas de monitoramento e comunicação com seus colaboradores para checar o progresso das tarefas e resolver possíveis problemas de forma remota.

Aplicativos de gestão de projetos e comunicação, como o Tareffa, podem ser extremamente úteis para acompanhar a equipe e garantir que tudo esteja funcionando conforme planejado.

Além disso, sistemas de contabilidade em nuvem permitem que você acesse as rotinas através de qualquer dispositivo conectado à internet, como smartphones e tablets. No passado, essa possibilidade não existia, já que os sistemas dependiam de uma infraestrutura física robusta para funcionar. 

Automação contábil para férias mais tranquilas com a Questor 

Agora que você entendeu que é possível, sim, tirar férias mesmo no controle de um escritório de contabilidade, pode começar o planejamento do seu próximo recesso. Mas, para isso, é fundamental contar com ferramentas que te apoiem nas ações que citamos acima. 

Para facilitar a vida do contador e oferecer mais tranquilidade em momentos como esse, já existem sistemas de contabilidade completos com todas essas funções embarcadas. 

O Questor Cloud, nosso sistema contábil em nuvem, por exemplo, permite que contadores acompanhem e gerenciem seus escritórios de qualquer lugar, por ser um sistema para contabilidade 100% web, ou seja, que possibilita realizar uma contabilidade verdadeiramente online e remota. 

Além disso, para um planejamento eficaz, o software contábil conta com rotinas automatizadas e autônomas. Isso significa que além de diversas tarefas que já são realizadas sem intervenção humana, elas também podem ser programadas por agendamento. Ou seja, com o sistema alinhado e as tarefas agendadas, elas vão continuar sendo executadas enquanto você aproveita seu descanso.

Benefícios do Questor Cloud para um escritório de contabilidade mais autônomo

Com o Questor Cloud, tenha a automação de rotinas essenciais para o funcionamento do seu escritório de contabilidade, como:

• Automatização da DCTFWeb e Simples Nacional;
• Cálculo automático da Folha de Pagamento, 13º Salário e férias programadas;
• Envio dos documentos trabalhistas diretamente para os colaboradores dos clientes;
• Apuração dos impostos federais, estaduais e municipais;
• Importação de XMLs de documentos fiscais e arquivos de leiaute realizada sem a necessidade de intervenção manual;
• Geração de EFD contribuições, SPED e outras obrigações legais;
• Atualização de layouts e tabelas;
• Autoatendimento ao cliente 24/7 através do Whatsapp, e-mail ou Portal Online;
• E mais!

Assim, com a possibilidade de agendar essas e outras rotinas, você pode deixar tudo preparado antes de sair de férias. O sistema executará as tarefas programadas de forma autônoma, proporcionando a você a tranquilidade necessária para se desconectar e aproveitar seu tempo livre.

E não precisa se preocupar: o agendamento também permite monitorar o status das tarefas, indicando se foram concluídas com sucesso ou se houve algum problema, para que sua equipe possa resolver rapidamente assim que for identificado.

Viu só? Planejar suas férias de julho não precisa ser uma fonte de stress. Com as estratégias certas e o suporte de tecnologias como as oferecidas pela Questor, é possível desfrutar de um período de descanso sem preocupações. 

Ao retornar, você estará revigorado e pronto para enfrentar os desafios com uma nova perspectiva. Para mais informações sobre nossas soluções, agende uma demonstração totalmente gratuita e sem compromisso!