Se você é contador ou trabalha com contabilidade sabe que a rotina em um escritório é cheia de tarefas e obrigações.
A chegada no escritório em uma típica segunda-feira pode significar o início de uma semana conturbada: e-mails não lidos, prazos apertados, cobrança de clientes, burocracia para cumprir, reuniões marcadas para participar…Ufa! É cuidar para não surtar mesmo, não é, contador?
Acontece que se você não conseguir cumprir com todas essas tarefas, elas vão acumulando e se tornando uma grande bola de neve. Isso é uma realidade para você?
Mas calma, algumas estratégias podem ajudar o contador a se organizar e lidar melhor com essas tarefas inevitáveis. Uma delas é o Checklist, uma ferramenta muito simples, mas eficaz.
Neste texto, vamos explicar como você pode utilizar o Checklist para otimizar sua rotina e evitar perda de prazos, ao mesmo tempo que pode tornar seu trabalho menos conturbado.
Então, o que é um Checklist?
O checklist, ou lista de verificação, é uma ferramenta que pode ser utilizada para garantir a conclusão de tarefas ou projetos, complexos ou não.
O propósito principal do checklist é guiar a execução de etapas ou procedimentos, proporcionando uma abordagem sistemática para garantir que nada seja esquecido ou negligenciado.
Além disso, também é um meio de monitorar o progresso em um projeto, fornecendo visibilidade sobre o que foi concluído e o que ainda precisa ser feito.
Seja nas tarefas domésticas, nos estudos ou no trabalho, o checklist de tarefas é uma boa solução para evitar que você esqueça de cumprir atividades importantes do seu dia a dia.
Ele pode ser feito de diversas maneiras, de forma mais simples utilizando um bloquinho de notas e caneta ou com ferramentas mais completas, em aplicativos e plataformas especializadas.
4 benefícios do Checklist de tarefas na contabilidade
Como explicamos acima, o Checklist é uma ferramenta muito fácil de utilizar, basta você começar a aplicar na sua rotina como um hábito. Quer mais motivos para fazer dos Checklists parte do seu dia a dia profissional? Continue a leitura!
Reforçamos: fazer um checklist não é só mais uma tarefa para incluir no seu dia, pelo contrário, ele pode ser o ponto de partida para facilitar todas as outras.
- Redução de erros e perda de prazos: O checklist funciona como um guia das tarefas que precisam ser cumpridas e seus prazos, desse modo reduzindo as chances de erros e atrasos, especialmente em situações de pressão ou projetos complexos.
Além disso, fornece uma visão clara do progresso, facilitando a identificação de problemas e agilizando decisões.
- Padronização de processos: A consistência nas etapas, promovida pelo checklist, assegura que todas as tarefas sejam executadas da mesma maneira, independentemente de quem as realiza. Por exemplo, na abertura de empresas, onde as etapas são geralmente as mesmas para todas as empresas.
- Comunicação facilitada: A transparência do checklist mantém todos os membros da equipe cientes das etapas, ou seja, evitando mal-entendidos e melhorando a eficiência.
- Aumento da eficiência e produtividade: Ao seguir um checklist detalhado, as tarefas são realizadas de maneira mais rápida e eficiente, assim permitindo uma alocação mais inteligente de recursos.
A clareza proporcionada pelo checklist permite que a equipe trabalhe de maneira mais tranquila e focada, reduzindo erros e retrabalhos.
Do mesmo modo, permite que os profissionais organizem suas atividades do dia de maneira mais eficaz, aumentando a autonomia e a eficiência.
Quais tarefas contábeis podem contar com um Checklist?
O checklist pode ser aplicado em diversas situações práticas na contabilidade, podemos citar algumas:
- Abertura de uma empresa
- Detalhamento das etapas da folha de pagamento
- Fechamento mensal
- Acompanhar e conduzir o onboarning do cliente
- Planejar a entrega de obrigações
- Detalhar processos do escritório
Enfim, em termos de produtividade, qualquer tarefa, por mais extensa que seja, pode ser otimizada com um checklist.
Mas como fazer um checklist?
Como falamos, não existe segredo. Anote todas as tarefas relacionadas àquele objetivo específico: seja um projeto complexo, como as etapas para abertura de uma empresa ou um rotineiro, como fazer uma lista de materiais de papelaria que estão faltando no seu escritório.
Você pode separar da forma que desejar também, como ordem de prioridade, por exemplo. Em resumo, é possível fazer checklists de qualquer tarefa e de diversas formas.
Em um escritório de contabilidade, para manter a organização e a padronização dos processos, existem no mercado diversas ferramentas de gestão de tarefas, que contam com variados recursos para otimizar a realização das atividades e evitar esquecimentos no cumprimento de obrigações.
Quer conhecer uma ferramenta que oferece a possibilidade de criar checklists, gerir suas tarefas gf rolex datejust unisex 116244 36mm silver tone automatic de forma centralizada e integrada ao seu sistema contábil? Vamos te apresentar!
Conte com uma ferramenta para gestão de tarefas contábeis
Fazer uso de plataforma de gestão de tarefas contábeis pode trazer muitos benefícios para um escritório de contabilidade, permitindo, assim, que o contador e toda a equipe atuem com mais eficiência, produtividade e organização.
Conheça o Tareffa, software especializado para escritórios contábeis que permite planejar, gerenciar e rastrear todas as tarefas da sua equipe!
Evolua na sua gestão de tarefas com uma plataforma especialista
O Tareffa, em sua última versão, 4.0, é uma plataforma projetada para otimizar a gestão de tarefas em escritórios contábeis.
A plataforma incorpora a metodologia Kanban para a gestão de projetos, uma abordagem visual que permite aos usuários rastrear o progresso das atividades. Bem como, oferece a baixa automática de tarefas, visando reduzir o tempo gasto em atividades rotineiras.
Sua integração com as soluções da Questor, ainda permite uma conexão nativa que visa diminuir a duplicidade de esforços em tarefas como configurações e cadastros. Essa integração é projetada para ser uma aliada na agilização do onboarding de clientes e na alteração de regimes tributários.
O aspecto colaborativo do software é reforçado pelo recurso de controle de processos, que possibilita o gerenciamento de uma variedade de procedimentos, desde societários até comerciais.
Esse controle não se limita ao escritório contábil; ele pode ser estendido aos clientes, que podem acompanhar as diversas etapas dos processos, dessa forma garantindo uma maior transparência e fortalecendo a comunicação entre as partes.
E claro, não poderíamos deixar de citar que a ferramenta também permite realizar checklists, que apoiam os colaboradores na execução de rotinas do escritório. Ao criar listas de tarefas, os usuários podem marcar cada item concluído, certificando-se de que todas as etapas necessárias foram realizadas.
Além disso, o Tareffa ainda promove uma integração com o aplicativo de mensagens WhatsApp, assim facilitando a comunicação com o cliente.
Também oferece:
- Dashboards com indicadores em tempo real
- Controle de todas as obrigações acessórias
- Agenda do contador
- Gerenciamento de processos (Ex.: societário, etc.)
- Gestão da comunicação com o cliente
- Automação no envio dos documentos aos clientes
Em resumo, com o Tareffa você tem diversas possibilidades para gerir suas tarefas da melhor forma, para além do próprio Checklist, com objetivo de organizar e otimizar suas tarefas contábeis.
Assista ao vídeo e entenda mais:
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Vamos começar?
Agora que você entendeu que pode implementar o checklist como parte da sua rotina no escritório, é só começar! É simples, rápido e realmente efetivo.
Agora, pegue o bloco de notas ou abra um documento em branco e mão na massa!
Mas, se precisar de uma ferramenta mais robusta, completa e que conta com diversos recursos de gestão de tarefas, além do checklist, conte com o Tareffa.
Esperamos que esse conteúdo tenha sido útil para você. Compartilhe com seus colegas!