BPO empresarial: como a automação e o ERP otimizam a gestão

O BPO (Business Process Outsourcing) é uma estratégia de terceirização de processos que não precisam necessariamente serem realizados dentro da empresa em questão ou por uma pessoa específica da equipe e são destinados a outras empresas ou a softwares de automatização. Essa prática se popularizou nos anos 90 e tem como principal intuito reduzir o trabalho operacional das equipes internas de uma empresa, delegando a tarefa aos fornecedores especializados. Isso inclui funções como contabilidade, recursos humanos, atendimento ao cliente, TI, entre outros.

Além disso, o BPO também vem como uma visão estratégica, possibilitando através de dados reais e relatórios precisos, uma tomada de decisão mais inteligente e assertiva. Também, simplifica a operação, pois ao adotar o BPO, as empresas podem se concentrar nas atividades que realmente agregam valor ao seu produto ou serviço final.

Neste blog nós vamos conhecer os benefícios de se adotar o BPO, quais processos de BPO e como um ERP pode auxiliar.

Quais benefícios de adotar o BPO em empresas? 

Talvez a ideia inicial de terceirizar processos internos da sua empresa causem um certo ‘medo’, porém, é uma prática que traz inúmeros benefícios se você almeja otimizar a rotina e garantir melhores resultados. Por exemplo, ao terceirizar um processo você reduz custos, retrabalhos e elimina despesas com recrutamento, treinamento e manutenção de equipes especializadas internas, isso permite que a empresa invista no desenvolvimento das equipes estratégicas.

Além disso, com colaboradores focados em atividades essenciais, a produtividade geral da empresa só tem a aumentar. Assim, seu time pode se dedicar mais as tarefas que impactam o seu negócio.

Um fator importante que também é visto como um grande benefício, é que empresas que fornecem ferramentas para o BPO costumam contar com profissionais altamente qualificados e em constante atualização das melhores práticas do setor. Isso garante um serviço de alta qualidade juntamente com o investimento em tecnologia, garantindo processos ágeis e maior satisfação.

Sendo assim, podemos constatar que existem diversos benefícios em adotar o BPO como prática dentro da sua empresa. Por meio de dados reais e uma análise detalhada é possível tomar decisões mais assertivas, ajustar rapidamente recursos conforme necessário e facilitar a adaptação conforme as mudanças de mercado ou sazonalidade nas demandas.

Como é o processo de BPO e quais são as etapas?

De forma geral, existem várias etapas para se adotar o BPO e, são diversos setores que podem adotar essa prática, vamos citar 3 deles que podem ser automatizados através de Software:

• BPO Financeiro: Gestão de contas a pagar e receber, fluxo de caixa, emissão de notas fiscais e conformidade fiscal.
• BPO Jurídico: Gestão de contratos, conformidade legal e suporte jurídico.
• BPO de produtos: Gestão de compras, gerenciamento de estoque, logística e distribuição e também o atendimento ao cliente.

Também tem outros setores que podem ter o BPO realizado por outras empresas, como o BPO de TI, Marketing e Atendimento ao Cliente. 

Vale destacar que o BPO pode ser utilizado por diversas empresas em qualquer momento, mas ele é muito utilizado em:

• Empresas que estão em crescimento;
• Empresas que enfrentam desafios com a complexidade fiscal, contábil, financeira e de gestão;
• Empresas que buscam otimizar custos sem comprometer a qualidade e a segurança das informações financeiras. 

Etapas do Processo de BPO

Independente do setor, a implementação do BPO na empresa segue algumas etapas mais específicas para garantir que o processo seja eficaz. Vamos conferir? 

1- Identificação das Necessidades Organizacionais: É preciso analisar quais processos não estão diretamente ligados a atividade central (também conhecida como core business) e que podem ser terceirizados (seja para outra empresa ou para um software de automação). Também, é necessário identificar gargalos operacionais ou áreas que precisam de especialização.

2. Escolha do Parceiro Especializado: Selecionar o parceiro que vai te ajudar nessa missão é uma tarefa primordial, se você busca por um software é importante entender se ele realiza as automações que você precisa e se fornecerá os dados necessários para sua análise. Além disso, precisa entender se o sistema busca atualizações constantes, seja de legislação ou melhorias. Se buscar por uma empresa prestadora de serviços, se baseie na expertise, reputação e alinhamento com os objetivos do negócio.

3. Estabelecimento das Cláusulas Contratuais: Definição clara dos níveis de serviço (SLAs), metas e responsabilidades.

4. Transição das Atividades e implementação do BPO: A transferência dos processos deve ser feita gradualmente para o parceiro BPO, assim você garante a continuidade operacional. Após isso, o fornecedor assume integralmente os processos delegados e começa a operar conforme o contrato. Quando se trata de um software esse processo ocorre com a parametrização do sistema, após isso, você só precisa alimentá-lo com informações.

5. Monitoramento Contínuo: Ao contratar um serviço é preciso fazer a avaliação regular do desempenho por meio dos SLAs estabelecidos. Caso necessário, realize ajustes para atender às mudanças nas necessidades da empresa.

6. Aplicação de Melhorias Contínuas: Se você contratou um prestador de serviços, o parceiro BPO utiliza análises para otimizar os processos terceirizados ao longo do tempo. Caso seja um sistema, você gera os relatórios, realiza a análise e aplica as melhorias necessárias na sua empresa.

O que é um BPO de produtos

O BPO de produtos envolve a delegação de alguns processos, como, por exemplo, a aquisição, armazenamento e distribuição de produtos a um fornecedor especializado. Essa prática permite que as empresas se concentrem em suas atividades principais, enquanto especialistas cuidam das operações logísticas e administrativas associadas aos produtos. Ou ainda, enquanto automatiza tarefas, mantêm dados seguros para emissão de relatórios que te ajudem na tomada de decisão.

Exemplos de Processos Envolvidos

• Gestão de Compras: Terceirização da função de compras para uma central especializada que pode negociar melhores preços e condições com fornecedores.Ao utilizar um sistema de gestão você pode analisar orçamentos, ter um histórico de fornecedores e assim poder realizar uma negociação mais efetiva. 
• Gerenciamento de Estoque: Controle e otimização dos níveis de estoque, garantindo que os produtos estejam disponíveis quando necessário, sem excessos que possam gerar custos desnecessários.
• Logística e Distribuição: Coordenação do transporte e entrega dos produtos, incluindo a escolha dos meios mais eficientes e econômicos.
• Atendimento ao Cliente: Suporte aos clientes em relação a pedidos, devoluções e informações sobre produtos.

BPO terceirizado x BPO interno a partir de um software

Quando você decide implementar o BPO dentro da sua empresa, é importante entender que existem 2 formas principais para realizar essa aplicação: contratar uma empresa ou internalizar o processo com o auxílio de um software de gestão. Sendo assim, as duas opções têm vantagens e, cabe a você definir o que se encaixa mais no seu propósito.

BPO com empresa especializada

Quando uma empresa terceirizada assume a gestão de determinados processos, ela também assume a responsabilidade por atividades financeiras, contábeis, fiscais, ou outras previamente acordadas. Como vantagens pode-se destacar:

• Expertise e atualização contínua da equipe
• Redução de erros e conformidade fiscal
• Empresa pode focar em atividades estratégicas

De qualquer forma, como qualquer serviço, tem pontos de atenção, como a dependência do tempo de resposta do prestador de serviço e o custo mensal fixo.

BPO interno com sistema de gestão

É quando a empresa mantém o controle dos processos utilizando um software que automatiza tarefas, gera relatórios e facilita a análise de dados para a tomada de decisão. Como vantagens podemos destacar:

• Maior controle e autonomia mantendo todas as informações internamente e podendo customizar o processo conforme necessidade
• Redução de custos com a terceirização, sendo mais econômico a longo prazo
• Acesso rápido a dados estratégicos, já que sistemas costumam centralizar dados e informações em tempo real, simplificando a tomada de decisões assertiva.

Claro, o ideal é ter uma equipe ou pelo menos um profissional qualificado, que saiba operar o sistema para poder extrair o máximo do software. Além disso, também é necessário garantir que os processos sejam feitos corretamente e estejam em constante atualização.

Como um ERP pode auxiliar no BPO dentro de empresas?

O ERP (Enterprise Resource Planning) ou também conhecido como Sistema de Gestão Empresarial, desempenha um papel fundamental na gestão de empresas, já que o mesmo centraliza informações, automatiza rotinas, organização de dados e processos da empresa. Ele garante eficiência, segurança e precisão na gestão dos processos terceirizados.

Mas quando falamos de ERP atuando no BPO, como isso funciona? De que forma ele contribui?

Centralização e organização de dados

Podemos começar pelo princípio de que ele é um centralizador e organizador de dados, e para realizar o BPO você precisa estar munido da maior quantidade de dados possíveis sobre a sua empresa. Então, ter relatórios com todas as informações das empresas em um único sistema, garante que dados financeiros, fiscais, contábeis e operacionais sejam mais acessíveis, simplificando a estruturação e análise detalhada.

Sendo assim, um ERP também possui diversas rotinas que podem ser automatizadas, reduzindo as tarefas manuais e repetitivas, evitando a possibilidade de erros e deixando mais tempo livre para sua equipe focar nas estratégias de crescimento e melhoria.

Relatórios e dados reais

Tendo acesso a relatórios com dados reais sobre o fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, faturamento, estoque, entre outros, você toma as decisões certas, tornando o BPO mais estratégico e focado em dados confiáveis.

Agora deixa eu te perguntar, você tem dificuldade em fornecer os dados contábeis da sua empresa para seu contador? Um ERP permite a exportação de dados ou a integração direta com sistemas contábeis, facilitando o trabalho do seu contador e tirando essa demanda de unir documentos e informações da sua equipe para enviar a contabilidade.

Segurança

E é claro, não podemos deixar de mencionar a segurança de utilizar um ERP nas operações empresariais. Principalmente quando você utiliza um sistema que constantemente está em atualização conforme as normas e mudanças na legislação tributária, isso garante que todas as rotinas sigam as exigências fiscais e regulatórias, evitando riscos de autuações e multas, dando mais segurança para a sua empresa.

Podemos concluir então que ao utilizar um ERP em sua gestão, e atuar com ele para realizar o BPO você automatiza rotinas e tem acesso a informações mais precisas, reduzindo o tempo gasto com tarefas manuais, custos, minimiza o retrabalho e as falhas operacionais. 

Como as soluções de ERP da Questor podem contribuir para a gestão e o BPO da sua empresa?

Somos especialistas em sistemas contábeis, fiscais e empresariais, oferecendo soluções que tornam a gestão mais eficiente e automatizada. Nesse sentido, nossos ERPs são desenvolvidos para atender diferentes perfis de empresas, proporcionando controle, integração e otimização de processos. Conheça nossas três soluções:

Questor Gestão Empresarial: Um sistema robusto que centraliza processos e facilita a gestão empresarial. Possui integração nativa com o sistema contábil da Questor e API aberta para conectar-se a outros sistemas. Portanto, permite auditoria em tempo real na importação de dados fiscais e contábeis, reduzindo erros e retrabalho. Além disso, automatiza tarefas e possui módulos especializados, como para comércio de armas de fogo e munições, garantindo conformidade legal. Clique aqui e conheça!

ERP P.E: Ideal para pequenas empresas que precisam de um sistema simplificado e eficiente. Conta com emissão de Nota Fiscal Eletrônica (modelo 55), controle financeiro e gerenciamento de estoque, garantindo conformidade fiscal e organização. Além disso, estrutura processos internos e prepara a empresa para futuras operações de BPO. Clique aqui e conheça!

Questor Negócio: Focado na gestão de contratos e receitas recorrentes, sendo ideal para negócios que operam no modelo de assinaturas ou serviços contínuos. Automatiza o faturamento, garantindo precisão nas cobranças e facilitando a integração com sistemas contábeis. Centraliza dados e otimiza processos financeiros e fiscais, tornando a gestão mais ágil e eficiente. Clique aqui e conheça!

Em resumo, independentemente do porte da sua empresa, temos a solução ideal para otimizar sua gestão!

Já escolheu a ferramenta para o seu BPO?

Agora que você já sabe o que é um BPO, seus benefícios e importância para as empresas, está na hora de implementar essa prática no seu negócio. Portanto, é hora de fazer as análises necessárias, escolher a ferramenta que melhor se adequa ao seu negócio e ficar pronto para ter dados confiáveis e precisos para escalar sua empresa. 

A Questor tem a solução perfeita para te auxiliar nas análises do BPO, entre em contato com a gente e conheça nossos sistemas ERP.