BI de Custo e Produtividade: nova ferramenta permite uma gestão baseada em dados 

Descubra como o BI de Custo e Produtividade ajuda a dar mais clareza sobre sua operação, identificar gargalos e tomar decisões mais estratégicas, com base nos dados do seu escritório.

Sabemos que a gestão de um escritório contábil exige um acompanhamento constante dos custos gerais e da produtividade da equipe como um todo. 

Além disso, é fundamental compreender o impacto financeiro de cada cliente no escritório e, mais do que isso, garantir que a precificação dos serviços esteja alinhada ao tempo efetivamente investido pela equipe.

Pela falta de informações, muitos escritórios enfrentam  a dificuldade de justificar seus honorários e identificar ineficiências operacionais que prejudicam a produtividade do time. E são essas lacunas que podem comprometer diretamente a lucratividade do negócio. 

A solução para esse desafio, além do uso de planilhas que tomam muito tempo do gestor, é a implementação de um sistema de inteligência analítica eficiente. Mas, o custo de ter uma ferramenta focada nisso pode ser alto, o que faz com que muitos escritórios deixem isso de lado. 

Pensando nisso, a Questor implementou uma funcionalidade completa de análise em seus sistemas, sem custos adicionais aos clientes: o BI de Custo e Produtividade. 

O que é um BI?

Quando a gente fala em BI, estamos falando de Business Intelligence, ou em bom português, inteligência de negócios.

Na prática, é uma forma de transformar aquele monte de dados soltos que o escritório tem — planilhas, lançamentos, horas trabalhadas, entregas feitas — em informações organizadas e visuais.

Ou seja, em vez de olhar dado por dado, você passa a enxergar o todo, com gráficos, comparativos, indicadores… tudo ali, de forma prática e clara. E o melhor: o BI não serve só para dentro do escritório. Dessa forma, ele também pode ser usado como ferramenta de consultoria para o seu cliente.

Quer ver um exemplo? Com o HubCount BI, por exemplo, você consegue pegar os dados que já estão no sistema e gerar relatórios e painéis visuais que mostram para o cliente como anda a performance financeira da empresa dele.

É como entregar um serviço de inteligência junto com a contabilidade, e isso gera valor. Porque além de cumprir obrigações, você ajuda seu cliente a entender o negócio dele com mais clareza.

E sabe o que é ainda melhor? Esse tipo de serviço te diferencia no mercado. Afinal, não é todo mundo que oferece esse tipo de análise com base em dados.

O que é o BI Custo e Produtividade?

Vendo o potencial de um BI para a operação dos escritórios contábeis e para apoiar os gestores para terem maior embasamento estratégico na tomada de decisões, a Questor desenvolveu o BI Custo e Produtividade. Solução que permite:

• Determinar o custo exato de cada cliente para o escritório;
• Mensurar o tempo investido pela equipe em cada cliente e atividade;
• Avaliar a produtividade dos colaboradores e do escritório como um todo;
• Identificar o impacto da automação nos processos internos.

Com uma interface intuitiva, permite que gestores visualizem todas as métricas essenciais para aprimorar sua gestão. O BI, integrado ao sistema Questor, transforma informações operacionais em dashboards interativos. Ele possibilita a análise de diversos pontos, como: 

• Tempo investido por cliente e processo: identifique clientes com maior demanda de trabalho e avalie a coerência dos honorários aplicados;
• Métricas de produtividade: monitore a performance dos colaboradores e identifique gargalos operacionais;
• Processos robotizados: identifique quais processos continuam sendo feitos manualmente e quais já estão sendo automatizados;
• Comparação de rentabilidade entre clientes: diferencie clientes mais rentáveis dos que necessitam de ajustes contratuais a partir das informações extraídas.

E qual o impacto do BI Custo e Produtividade na gestão do escritório contábil?

Vamos trazer isso para a prática. Imagine dois clientes bem diferentes:

• Cliente A é de pequeno porte, não tem integração nenhuma e demanda cerca de 4 horas da sua equipe para fechar a contabilidade.
• Cliente B tem um volume bem maior de movimentações, mas utiliza um ERP integrado ao Questor ou que gera arquivos de importação, e tem seu fechamento concluído em apenas 2 horas.

Num primeiro olhar, parece que o Cliente A dá menos trabalho por ser pequeno, certo? Só que quando você olha os dados desse cliente no BI, percebe que ele exige o dobro de tempo da sua equipe, e sem te entregar a mesma eficiência. Enquanto isso, o Cliente B, mesmo com mais lançamentos, vai consumir menos tempo por estar integrado. Ou seja, é mais rentável.

Agora vem a pergunta: Qual dos dois paga um honorário maior? E se você não tivesse essas informações organizadas, como faria essa análise? Provavelmente teria que se basear em “achismos” ou na volumetria de lançamentos, o que nem sempre reflete a realidade do esforço da equipe.

Esse é um daqueles casos clássicos em que o BI faz toda a diferença. Com ele, você enxerga o que antes passava despercebido e pode tomar decisões mais seguras, com base em fatos.

Disponibilidade e benefícios sem custo adicional

Muitos escritórios já tentaram criar seus próprios dashboards utilizando soluções como Power BI, incorrendo em custos elevados com consultorias, licenciamento e manutenção contínua.

O BI de Custo e Produtividade da Questor elimina essa necessidade ao oferecer uma solução pronta e integrada, sem custo adicional para clientes Questor. Sendo assim, facilita o acesso imediato a análises estratégicas sem necessidade de investimentos extras.

Ativação e configuração simplificadas

A ativação da ferramenta pode ser realizada diretamente no Questor Cloud ou no Questor Gestão Contábil. A configuração inicial é rápida e intuitiva, com um passo a passo detalhado disponível no Questor Docs.

Além disso, o suporte da Questor está disponível para auxiliar na implementação e garantir o melhor aproveitamento da ferramenta.

Transforme sua gestão com inteligência analítica

Em resumo, com o BI de Custo e Produtividade, seu escritório poderá:

• Obter controle detalhado sobre os custos operacionais;
• Monitorar e otimizar a produtividade da equipe;
• Tomar decisões embasadas em dados concretos;
• E, assim, ajustar a precificação de serviços para maximizar a rentabilidade.

Para mais informações, consulte o Questor Docs e o FAQ, com as perguntas frequentes sobre o BI. 

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