Se seu escritório já iniciou a adaptação digital, provavelmente percebeu a grande variedade de ferramentas disponíveis, incluindo sistemas contábeis em nuvem ou sistemas web. 

Antigamente todos os sistemas eram locais, isto é, instalados nativamente nos computadores. Mas agora, diversos sistemas já estão migrando para a nuvem. Você já se perguntou qual a diferença entre eles e qual vale mais a pena? 

Entender as diferenças entre um sistema de contabilidade em nuvem e um sistema local é fundamental para escolher a opção mais adequada, afinal, os sistemas são peças fundamentais de qualquer contabilidade e devem acompanhar a evolução constante do mercado. 

Neste texto, vamos entender as diferenças entre esses sistemas contábeis e como você pode escolher a melhor opção para seu escritório contábil. 

O que é um sistema contábil local?

Um sistema local, também chamado de on-premise, é um sistema de contabilidade instalado diretamente nos servidores e computadores da empresa. 

Nesse modelo, o armazenamento e processamento de dados acontecem internamente, proporcionando um controle rigoroso sobre a segurança dos dados da empresa. Porém, essa estrutura exige um grande investimento inicial em hardware, além de manutenção contínua. 

Esse tipo de sistema ainda é amplamente utilizado em empresas que preferem manter o controle completo dos dados internamente, mas com  limitações em termos de acessibilidade e escalabilidade.

O que é um sistema contábil em nuvem?

O sistema contábil em nuvem é uma solução online, acessível de qualquer lugar com conexão à internet. Podendo ser acessado através de um navegador de internet comum, como o Google Chrome, por exemplo, em computadores, tablets ou celulares. 

Diferente dos sistemas locais, ele armazena dados em servidores externos gerenciados pelo provedor de serviços. Isso significa que as empresas não precisam investir em infraestrutura própria, e podem se beneficiar de uma escalabilidade imediata, uma característica essencial para quem precisa expandir a capacidade rapidamente.

Além disso, o sistema de contabilidade em nuvem oferece manutenção, backups e atualizações gerenciadas pelo próprio fornecedor, liberando a empresa dessas responsabilidades.

Quais as principais diferenças?

Investimento e custo Inicial

• Sistema local: exige um investimento inicial significativo em hardware e manutenção contínua, além de uma equipe de TI dedicada. Esse tipo de sistema pode se tornar caro ao longo do tempo, especialmente para pequenas empresas.
• Sistema em nuvem: o sistema contábil em nuvem é mais acessível, permitindo que as empresas paguem apenas pelo uso dos recursos, sem necessidade de infraestrutura própria. Isso o torna um sistema contábil barato em comparação com os sistemas locais, sendo ideal para empresas que buscam economia e escalabilidade.

Acessibilidade e mobilidade

• Sistema local: acessível apenas nos locais onde está instalado, o sistema local limita o trabalho remoto e a colaboração à distância.
• Sistema em nuvem: acessível de qualquer lugar com internet, o sistema de contabilidade web permite que colaboradores acessem informações a qualquer momento, facilitando o trabalho remoto e a flexibilidade nas operações contábeis.

Escalabilidade e flexibilidade

• Sistema local: a expansão depende de novos investimentos em hardware, o que pode ser caro e demorado.
• Sistema em nuvem: o melhor sistema para contabilidades em um cenário de crescimento acelerado, a nuvem permite que as empresas aumentem ou diminuam recursos conforme a necessidade, sem gastos adicionais em infraestrutura física.

Manutenção e atualizações

• Sistema local: requer que a própria equipe da empresa gerencie atualizações e reparos, o que pode consumir tempo e recursos.
• Sistema em nuvem: o provedor do sistema contábil em nuvem realiza automaticamente as atualizações e a manutenção, mantendo o sistema sempre atualizado e seguro sem esforço por parte da empresa.

Segurança e controle

• Sistema local: oferece controle direto sobre a segurança dos dados, mantendo-os fisicamente na empresa.
• Sistema em nuvem: embora alguns possam questionar a segurança na nuvem, os provedores implementam medidas de proteção avançadas, como criptografia e backups automáticos, para garantir a proteção e a disponibilidade dos dados.

Como escolher entre um sistema contábil na nuvem e um sistema local?

Para escolher o sistema ideal, considere a realidade da sua empresa e o que deseja para o futuro. Ambos os sistemas têm suas vantagens; por isso, é importante considerar aquele que mais faz sentido para sua realidade. 

Mas, também destacamos ser essencial perceber que, como diversas tecnologias atualmente, os sistemas contábeis estão evoluindo. Os sistemas locais são fruto de tecnologias que surgiram há muitos anos e a nuvem é uma alternativa inovadora e mais atual. Acreditamos que nos próximos anos os sistemas locais se tornarão até mesmo obsoletos. 

Tudo que utilizamos atualmente está na nuvem: fotos, dados pessoais, documentos, e-mails, entre outros, seja no pessoal, quanto no profissional. Por isso, é mais do que natural que os dados dos sistemas em que trabalhamos também fiquem armazenados na nuvem. 

Por isso, se seu escritório busca se adaptar às novas tecnologias, reduzir o custo com infraestrutura e backups e, ainda, aumentar seus serviços com escalabilidade, o sistema contábil em nuvem é a melhor opção. 

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