Vamos ser sinceros: quem não usa o WhatsApp hoje em dia? No trabalho da contabilidade, essa ferramenta virou quase um “braço direito”.  Segundo uma pesquisa realizada pela Yalo em 2023, o WhatsApp é utilizado por 95% das empresas brasileiras e 88% dos seus consumidores também preferem esse canal para fazer negócio. Por isso, hoje em dia é praticamente impossível não estar presente nele.

Mas, às vezes, o WhatsApp pode mais atrapalhar do que ajudar. Mensagens que não param de chegar, clientes que querem respostas instantâneas… Ufa! 

Para te mostrar como fazer o WhatsApp trabalhar para você e não atrapalhar o seu trabalho, separamos algumas dicas que podem auxiliar no seu dia a dia. 

Defina seus horários

Você já pensou em estabelecer horários específicos para responder mensagens? Diga aos seus clientes quando você estará disponível no WhatsApp. Isso não só te ajuda a ter um controle maior sobre seu tempo, mas também prepara os clientes para saberem quando esperar uma resposta.

Etiquetas são suas amigas

Use as etiquetas do WhatsApp Business para manter tudo organizado. Assim, você pode separar mensagens por urgência ou tipo de cliente de um jeito fácil de ver e gerenciar.

Configure respostas rápidas 

Quem não gosta de um atalho? Configure mensagens rápidas para o primeiro “Olá” ou responder seu horário de atendimento, por exemplo. Isso ajuda a manter seus clientes informados e satisfeitos, mesmo quando você está ocupado em outro lugar. 

O WhatsApp Business permite configurar até 50 mensagens rápidas. 

Educação digital também vale

Não tenha medo de orientar seus clientes sobre a melhor forma de usar o WhatsApp para contatar você. Um pouco de educação digital pode fazer maravilhas para manter as mensagens claras e mais objetivas de acordo com a solicitação. 

Arquive conversas 

Arquivar conversas que já foram concluídas ajuda a manter seu WhatsApp limpinho e organizado. Isso faz toda a diferença na hora de encontrar aquela mensagem importante.

Automatize utilizando Chatbots

Para realmente transformar sua experiência com o WhatsApp, que tal utilizar um chatbot? Os chatbots são ferramentas que se comunicam e interagem com usuários humanos por meio de mensagens automatizadas. O uso de um chatbot permite que seus clientes solicitem documentos e informações automaticamente, sem que você precise fazer nada. 

Imagine só: seu cliente pede um relatório, simulação de férias, rescisões, entre outros, pelo seu WhatsApp e o recebe instantaneamente, a qualquer hora do dia ou da noite. É tecnologia que trabalha por você!

Como funciona o Chatbot da Questor?

O chatbot automático e personalizado possibilita realizar um autoatendimento  do seu cliente e o envio automático de documentos fiscais, contábeis ou trabalhistas, tudo através do aplicativo. Ou seja, os seus clientes podem solicitar e acessar relatórios gerados no sistema da contabilidade sem precisar entrar em contato direto com o contador. 

Para colocar essa ferramenta em ação, você deve personalizar as mensagens conforme sua necessidade, preparar os documentos para envio e fornecer um número para contato. 

Depois, tudo estará automatizado e você não vai mais precisar parar o seu trabalho para responder mensagens que podem ser facilmente respondidas e atendidas pelo Chatbot. Assim, quando seu cliente necessitar de um atendimento especializado que depende da sua expertise, você estará preparado e não sobrecarregado!

É possível realizar a conexão com o WhatsApp através da API oficial do Meta e outras duas opções alterativas. Com a possibilidade de escolher trabalhar com WhatsApp Web ou WhatsApp Business. 

Viu só? Em resumo, o WhatsApp não precisa ser um vilão na sua rotina. Com as dicas certas e um toque de automatização, como o chatbot da Questor, você pode transformá-lo em uma ferramenta poderosa que vai melhorar sua comunicação com os clientes.

Curioso para ver como o chatbot da Questor pode simplificar seu trabalho? Entre em contato ou dê uma olhada em nosso site.