A evolução tecnológica tem proporcionado grandes avanços em diversos setores, e na área fiscal, contábil e de gestão empresarial não é diferente. Uma das ferramentas mais importantes que surgiram nesse cenário é a captura automática de notas fiscais, que vem se tornado fundamental para uma gestão mais eficiente dos documentos fiscais nas empresas e contabilidades.
Isso porque garante mais conformidade e precisão nas operações, já que elimina os processos manuais de captura de notas fiscais e a necessidade de armazenamentos físicos.
Neste artigo, vamos explicar como funciona a captura automática de notas fiscais e por que sua contabilidade precisa dessa tecnologia para otimizar seus processos e evitar problemas fiscais.
É possível automatizar a captura de notas fiscais?
Como falamos anteriormente, com a tecnologia disponível hoje é possível automatizar o processo de captura de notas fiscais. Ou seja, a tarefa não necessita de intervenção humana.
Essa automatização acontece através de sistemas especializados para coletar os arquivos diretamente dos portais governamentais. O contrário seria o contador ou a empresa baixarem cada arquivo manualmente nos diferentes portais.
Dessa forma, esses sistemas são programados para acessar os portais governamentais, baixar os arquivos das notas fiscais e armazená-los de forma organizada e segura, facilitando também a consulta desses documentos.
Por que sua contabilidade precisa da captura automática de notas fiscais?
Eficiência e precisão: automatizar a captura de notas fiscais reduz muito o trabalho manual, minimizando o risco de erros humanos, como a duplicação de documentos ou a inserção incorreta de informações. Isso resulta em maior eficiência e precisão na gestão fiscal, permitindo que os profissionais se concentrem em tarefas mais estratégicas.
Conformidade fiscal: manter a conformidade fiscal é essencial para evitar multas e auditorias. A captura automática assegura que todos os documentos fiscais estejam corretamente armazenados e acessíveis para auditorias e relatórios financeiros. Garantindo a conformidade com as regulamentações fiscais.
Economia de tempo: o processo manual de coleta de notas fiscais é demorado e sujeito a erros, por isso, a automação desse processo economiza um tempo valioso.
Acesso em tempo real: com a captura automática, os arquivos das notas fiscais são coletados e armazenados em tempo real. Proporcionando uma visão atualizada e precisa das transações fiscais, o que facilita a tomada de decisões informadas e rápidas.
Tenha a captura de notas fiscais automatizada com a Questor
Voltando ao que falamos acima, uma das soluções mais eficazes para a captura, consulta e gestão de notas fiscais é a implementação de sistemas automatizados.
A Questor, empresa de tecnologia que atende grandes escritórios de contabilidade no Brasil, oferece uma solução que captura automaticamente as notas fiscais diretamente dos ambientes federais, municipais. E agora, também nos estaduais.
NOVIDADE
Captura automática de notas de entrada e saída nos ambientes estaduais
Para expandir ainda mais seus serviços de captura automática de notas fiscais e otimizar a gestão de documentos fiscais, a Questor introduziu uma grande novidade. A captura automática de notas fiscais de entrada e saída nos ambientes estaduais.
Essa funcionalidade promete automatizar a captura das notas fiscais diretamente dos sistemas estaduais. Eliminando a necessidade de intervenção manual nesses ambientes, assim como já fazia nos federais e municipais.
Com ela, os documentos ficam armazenados com mais segurança, disponíveis em um painel de consulta único e intuitivo.
Benefícios da captura automática de notas fiscais de entrada e saída nos ambientes estaduais
Entre os benefícios está a eliminação da necessidade de manifestar a nota e a captura de uma variedade de documentos eletrônicos, como NF-e, CT-e e NFC-e, sempre se adaptando às regulamentações fiscais de cada estado.
Além disso, não é mais necessário que o contador solicite o Certificado Digital do Cliente, pois ele utiliza o da Contabilidade. Outra grande vantagem que otimiza a rotina da contabilidade.
Quais os estados e documentos capturados automaticamente com a solução?
Atualmente, a captura automática de notas fiscais está disponível para cinco estados brasileiros: Santa Catarina, Rio Grande do Sul, Mato Grosso, Paraná e Distrito Federal. A expectativa é que novos estados sejam adicionados em breve.
Veja a tabela detalhando os documentos capturados em cada estado:
| Estado | Documentos capturados |
| SC | NF-e, CT-e, NFC-e |
| RS | NF-e, CT-e, NFC-e |
| MT | NF-e |
| PR | NF-e |
| DF | NF-e, CT-e, NFC-e |
Sistema completo para busca e consulta de notas fiscais de entrada e saída
Essa nova funcionalidade que apresentamos acontece por meio do Q-Drive, módulo do Questor Zen, uma solução completa de busca, captura e armazenamento de notas fiscais, que conta com outros diversos benefícios:
- Busca e recepção automática de todas as notas fiscais (NF-e, CT-e e NFC-e);
- Agendamento da importação das notas fiscais diretamente para o seu sistema contábil (24 horas por dia);
- Centralização de todas as notas fiscais de entrada e saída;
- Disponibilidade dos arquivos em XML ou PDF;
- Filtros avançados que facilitam a consulta das notas fiscais;
- Armazenamento seguro dos documentos fiscais por tempo ilimitado.
O Q-Drive também permite a manifestação automática dos documentos fiscais conforme a legislação vigente. E, juntamente com a solução de NF Municipais, faz a captura de notas fiscais de entrada e saída nas prefeituras homologadas.
Integrado com a ferramenta Questor Connect instalada em desktop, especialmente no ambiente do cliente, também é possível capturar os documentos fiscais de saída diretamente no sistema de gestão (ERP).
Comece a aproveitar a funcionalidade
Em resumo, a captura automática de notas fiscais de entrada e saída é fundamental para uma gestão fiscal mais eficiente, garantindo a conformidade das empresas atendidas e uma operação mais assertiva nas contabilidades.
A Questor, sempre em busca de formas de otimizar o trabalho dos contadores, oferece ferramentas que capturam automaticamente as notas fiscais dos ambientes federais, estaduais e municipais e garantem uma gestão mais precisa e eficiente dos documentos fiscais.
Portanto, investir em um sistema como o oferecido pela Questor é um passo essencial para manter sua contabilidade competitiva e em conformidade com as exigências fiscais.
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