Gestão de contratos otimizada para escritórios contábeis!
44% dos escritórios contábeis estão em crescimento estável segundo a 1ª edição da pesquisa “O mercado contábil” publicada em junho de 2023.
A contabilidade sempre teve um papel importante na história da humanidade, nasceu com o principal intuito de manter a ordem financeira nas empresas. E hoje, podemos observar que esse trabalho vem sendo cada vez mais procurado pelas empresas.
Inclusive, segundo a pesquisa “O Mercado Contábil 2023” realizada pelo Contábil Trends, traz a previsão de crescimento das empresas participantes da pesquisa, com isso, 44% dessas empresas tem estimativa de crescimento de até 15% para o próximo ano. Desta forma, é importante para os escritórios contábeis manterem a organização empresarial por meio de uma gestão eficiente.
Até mesmo porque dia após dia a tecnologia se torna mais presente na rotina dos contadores, e para poderem expandir a oferta de serviços e atender clientes com agilidade, mantendo a qualidade, é preciso andar de mãos dadas com a evolução. Neste texto vamos entender como está o cenário contábil brasileiro, a importância e os benefícios da gestão empresarial para contadores, e também como escolher o melhor software para automatizar rotinas.
Vamos lá?!
Cenário contábil brasileiro
Com o avanço da tecnologia e das automatizações de tarefas, o papel do contador, atualmente, vem se tornando muito mais estratégico do que operacional. Contadores são responsáveis por manter a ordem fiscal, patrimonial e financeira das empresas. O contador é aquele profissional responsável por diversas atividades, como:
- Registros e análises financeiras;
- Elaboração de demonstrações financeiras;
- Planejamento tributário;
- Auditoria contábil;
- Administração de folha de pagamento;
- Conformidades regulatória;
- E muitas outras.
E tudo isso demanda um tempo significativo na rotina, principalmente quando o contador ou escritório não faz uso de tecnologia para simplificar a execução das tarefas. É importante que nesse novo cenário, o contador entenda que as novas tecnologias, não vem para tirar o seu trabalho e sim para simplificar e tornar a sua rotina mais simples, assim, pode e deve usar a tecnologia para seu próprio crescimento.
Além disso, ao usar as novas tecnologias disponíveis no mercado, o contador abre novas portas dentro do seu escritório para a oferta de serviços de consultoria para seus clientes. Um dos serviços que hoje está tendo bastante destaque e que é benéfico não apenas para o profissional contábil mas também para seus clientes é o BPO financeiro.
O que é o BPO financeiro?
O BPO (Business Process Outsourcing) financeiro é a terceirização do serviço de gestão financeira para empresas. Ele é responsável pela parte de gestão financeira, integrando as rotinas contábeis, e também, as obrigações tributárias.
Desta forma, ao integrar finanças com a contabilidade, o olhar sobre os números se torna muito mais estratégica e segura, auxiliando na tomada de decisões para o crescimento da empresa. O profissional que executa esse serviço precisa se aprofundar na vida financeira e contábil da empresa, para assim entender melhor o cenário econômico e pode propor mudanças no processo que possam atender as necessidades e expectativas do empreendedor.
Além disso, ele realiza:
- O controle de contas a pagar e a receber;
- Agendamento de pagamentos;
- Emissão de notas fiscais e cobranças
- Conciliação bancária;
- Análise de informações gerenciais e indicadores;
- Certificado digital;
- Fechamento contábil;
- Relatório de impostos pagos;
- E tantas outras rotinas do setor.
Com todas as rotinas em ordem, o suporte estratégico é a etapa em que o BPO se destaca, aqui, ele auxilia o gestor da empresa a tomar decisões baseadas em números e dados reais e importantes para o crescimento do negócio.
A importância da gestão empresarial para escritórios contábeis
Gerenciar uma empresa não é tarefa fácil, independente do seu tamanho, envolve diversas tarefas e situações que precisam da atenção do gestor, e com os escritórios contábeis é o mesmo. Além de cuidar da organização contábil e fiscal das empresas, o gestor do escritório contábil ainda precisa cuidar e garantir que o seu escritório está em pleno funcionamento e pronto para atender seus clientes com qualidade.
A gestão empresarial em si contempla diversas práticas e ações com foco no desenvolvimento e crescimento do negócio. Ou seja, ela está diretamente ligada a forma de organizar a empresa e gerenciar tudo que a envolve, como estrutura, financeiro, pessoas e muito mais.
Para as contabilidades, a gestão é extremamente importante para que ela continue funcionando, também, contribui para que os processos sejam mais eficientes, organizados e estratégicos, para garantir resultados positivos em seu desempenho. Também, permite que o gestor tenha uma visão ampla do negócio e identifique oportunidades, erros e pontos de melhoria.
A falta de gestão empresarial nas contabilidades pode trazer consequências irreversíveis, como:
- Colaboradores insatisfeitos
- Erros financeiros
- Estratégias falhas
- Perda de clientes
- Inadimplência
- Decisões tomadas em momentos errados
Portanto, contador, para que o seu escritório possa continuar competitivo em um mercado tão complexo, é necessário manter a gestão empresarial em ordem. Na gestão empresarial se contemplam muitas tarefas como pudemos ver, mas hoje queremos te chamar a atenção para uma parte essencial para você que é prestador de serviços: A Gestão de Contratos.
O que é a gestão de contratos e os benefícios para escritórios contábeis
Quem trabalha com prestação de serviços sabe e entende a importância de ter um contrato, seja para serviços prestados ou aqueles tomados. O contrato é uma forma eficiente de manter a segurança para ambas as partes envolvidas na negociação, desta forma se torna essencial e indispensável.
Porém, por se tratar de um documento formal e repleto de informações, pode se tornar complexo, principalmente na hora de realizar a gestão do mesmo. A gestão de contratos engloba diversas atividades para ocorrer o monitoramento de todas as etapas e garantia de execução do que consta no contrato. Bem como, padroniza os termos e é uma grande ajuda na organização do faturamento e financeiro do negócio.
É importante destacar que essa não é uma tarefa apenas burocrática, ela possui objetivos claros e que auxiliam muito na gestão empresarial. Com a gestão contratual é possível evitar cobranças duplicadas, manter um histórico das informações de negociação, controlar prazos com simplicidade, melhorar a produtividade da equipe e facilitar os procedimentos dentro da empresa ou com fornecedores.
Para os escritórios contábeis a gestão de contratos garante uma abundância de benefícios, principalmente se houver o uso de tecnologia e automatização de tarefas para auxiliar na execução dos processos. Vamos conferir 5 benefícios de gerir seus contratos com automatização para o seu escritório contábil?
1. Aumento de produtividade
Ao implementar uma ferramenta que te auxilia na gestão de contratos, automatizando rotinas e simplificando processos, você garante que a sua equipe seja ainda mais produtiva, reduzindo a carga de trabalho manual. Além disso, mantém a sua empresa atualizada sobre as data importantes nos contratos, o que garante o cumprimento de todas as obrigações com eficiência.
2. Manutenção e revisão simplificada
Todo contrato requer revisões e atualizações, inclusive, com certa frequência e isso pode tomar muito tempo da equipe, além de estar suscetível a erros e falhas, principalmente de comunicação. Com uma solução de automatização é possível monitorar e comunicar todas as mudanças com agilidade, além disso, também simplifica a manutenção de contratos, adição de informações e revisões com facilidade através de funcionalidades em massa.
3. Visualização clara da operação
Ao ter acesso a todos os dados, históricos de negociações e faturamento dos contratos, a gestão financeira se torna muito mais simples, e ainda, facilita a sua visualização da situação financeira da empresa. Outro fator importante é que com a gestão de contratos automatizada o acompanhamento para o cumprimento de todas as clausulas contratuais se torna mais clara, e reduz as chances de eventualmente algo não ser cumprido.
4. Eficiência
Já destacamos em outro tópico sobre a agilidade nos processos, mas esse é um benefício tão grande que merece um tópico só pra ele. A eficiência é importantíssima quando paramos para pensar em quantos contratos precisam ser gerenciados diariamente, quanto tempo a sua equipe fica apenas em cima de alterações, manutenções, elaboração e faturamento de contratos. Garanto que é um bom tempo que pode ser usado de uma maneira muito mais estratégica, o que beneficiará você, seu colaborador e seu cliente.
5. Análise de métricas
Se o sistema que você escolher lhe der acesso a métricas importantes como Churn Rate, Receita Mensal Recorrente, Faturamento Recorrente Anual, Ticket Médio e outros, saiba que você tem um poder muito grande em suas mãos. Até mesmo porque ao analisar essas métricas vai te ajudar a tomar decisões rápidas e eficientes, baseadas em dados reais. Portanto, certamente será seu grande aliado.
Automatização de processos e soluções em softwares, como escolher
Agora que você já sabe todas as vantagens e benefícios de realizar a gestão empresarial da sua contabilidade, precisa estar atento na hora de buscar as melhores soluções em gestão e automatização. Até mesmo porque esse software deve atender as suas necessidades e trazer eficiência para o seu escritório.
Antes de mais nada, é preciso analisar quais são as suas necessidade, quais recursos são essenciais e indispensáveis para sua atuação. Mas, não pense apenas no agora, se em seus objetivos está o crescimento, então ter uma solução que cresce com você é essencial.
Como contador você também deve utilizar um sistema contábil, então se o seu sistema de gestão tiver integração com o contábil que utiliza te ajudará a ter informações mais precisar e gerenciar com maestria. Outro fator importante na escolha é a usabilidade, o software deve ser simples e possuir funcionalidades que sejam fáceis de encontrar no dia a dia. Também, não esqueça da segurança, afinal você está lidando com dados sensíveis.
Avalie, analise e se possível solicite assistir uma demonstração com o especialista da empresa, ele vai te mostrar tudo que o software pode fazer por você. Após isso, use e aproveite cada funcionalidade que o sistema oferece.
A Questor tem a solução!
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