O movimento paperless tem ganhado cada vez mais destaque no mundo corporativo. O conceito diz respeito à redução do uso de papel no dia a dia, na busca de tornar alguns processos mais sustentáveis e econômicos. 

Desde o início da computadorização nos ambientes de trabalho, vem-se debatendo sobre a dispensabilidade do uso de papel. Entretanto, até pouco tempo, muitas tarefas demandavam que arquivos fossem impressos e assinados fisicamente para possuírem legitimidade. Nas rotinas de contabilidade, tal exigência era uma das principais causas do gasto excessivo de papel.

Mas essa já não é mais a realidade atual. Documentos podem ser assinados digitalmente, planilhas e dados apresentados em dispositivos móveis e arquivos entregues quase que em tempo real por meio da internet. Então, por que muitos escritórios continuam gastando recursos com papel? 

É simples: o papel fez parte da rotina das contabilidades por muitos anos e retirá-lo totalmente do dia para noite pode ser uma tarefa desafiadora — mas não impossível. Para colaborar com esse processo, existe um movimento que incentiva a extinção ou diminuição do uso de papel nos ambientes de trabalho, chamado paperless. Continue a leitura para entender um pouco mais sobre esse conceito. 

O que é Paperless? 

A palavra paperless, é um termo em inglês, que traduzido para o português significa “sem papel”. É um movimento que caracteriza a economia ou extinção do uso de papel, principalmente nos ambientes de trabalho.

É um conceito que envolve diversas ações, mas que exige, primeiramente, uma mudança em toda a estrutura das organizações. Isso significa implementar mais recursos nos meios digitais e menos na compra de papéis. Ou seja, toda a troca de informações deve acontecer nos meios eletrônicos, desde a comunicação até as questões mais burocráticas. 

Os benefícios de aderir ao movimento PAPERLESS

Existem diversas vantagens em adotar uma abordagem paperless (sem papel) nos escritórios. Algumas delas incluem:

1. Sustentabilidade: Reduzir o uso de papel contribui para a preservação dos recursos naturais, como árvores, água e energia, além de diminuir a pegada de carbono associada à produção e descarte de papel. Além disso, as pessoas buscam cada vez mais por serviços de organizações que se preocupam com o meio ambiente. Vale ficar ligado nessa tendência de consumo! 

2. Eficiência e produtividade: Ao adotar soluções digitais, é possível otimizar processos, facilitar o armazenamento e recuperação de informações, eliminar tarefas manuais e automatizar fluxos de trabalho. Isso pode resultar em maior eficiência e produtividade no escritório.

3. Acesso e compartilhamento facilitados: Documentos digitais podem ser facilmente acessados, compartilhados e colaborados em tempo real, independentemente da localização geográfica dos envolvidos. Isso permite uma comunicação mais eficiente e agiliza o trabalho em equipe.

4. Segurança e confidencialidade: A tecnologia atual oferece recursos avançados de segurança para proteger informações sensíveis. A assinatura digital e a criptografia garantem a autenticidade e integridade dos documentos, minimizando os riscos de extravio ou acesso não autorizado. 

5. Redução de custos: A eliminação do uso de papel pode resultar em economias significativas a longo prazo. Os custos associados à compra de papel, impressoras, cartuchos de tinta e manutenção de equipamentos são reduzidos, assim como os gastos com armazenamento físico e transporte de documentos.  

Saiba como colocar em prática 

Agora que você já entendeu o que é o paperless e quais são as suas vantagens, vamos entender como colocar esse conceito em prática. Acompanhe.

• Conscientização dos colaboradores: como dito anteriormente, a mudança começa na cultura da organização, passando pelos seus colaboradores. De nada adianta adquirir um sistema digital, se os colaboradores continuarem imprimindo relatórios, planilhas e demais documentos sem necessidade. O processo começa em cada um. 

• Digitalização dos arquivos: essa etapa exige bastante trabalho, porém, é onde tudo se inicia. Assim, depois que todos os documentos estiverem digitalizados, eles vão ser armazenados em sistemas. 

• Mudança nos processos: Para que seu escritório deixe o papel de lado de vez, é preciso que toda a troca de arquivos e dados passe a acontecer digitalmente (senão, cada arquivo recebido precisará ser incluído no sistema manualmente). Através de ferramentas para gestão de documentos e comunicação, você consegue realizar a troca de arquivos e dados de forma 100% digital. Ou seja, aquela nota fiscal que antes viria para você impressa ou em PDF, agora pode ser facilmente trocada via dados ou arquivos. 

• Implementação de softwares em nuvem: investir em um sistema em nuvem é o principal caminho para deixar o papel de lado, já que através dele é possível realizar todas as rotinas contábeis, sem a necessidade de qualquer documento impresso. 

Vale ressaltar, que é importante considerar que cada escritório tem suas necessidades e requisitos específicos. Algumas situações ainda podem exigir o uso de papel, seja por questões legais, preferências dos clientes ou outras limitações. Portanto, avalie de perto cada processo e em quais você já pode aplicar o conceito, na prática. 

COMECE HOJE

O que parecia um “sonho” há poucos anos, hoje já não está tão distante da realidade das empresas. A cultura paperless, ao ser compreendida e aplicada, impacta diretamente a vida das pessoas, para além do ambiente corporativo. 

O conceito pode ser diferente, mas esse é um processo já muito conhecido e provavelmente você já vem adequando seu escritório para o fim do papel há muito tempo, que tal dar o próximo passo? O meio ambiente — e o seu bolso — agradecem.