Conheça as alternativas disponíveis para substituir o cadastro manual de colaboradores na folha de pagamento, que demanda tempo e não é tão efetivo

Realizar o cadastro de colaboradores de um novo cliente na folha de pagamento é um processo que faz parte da rotina da contabilidade quando recebe um novo cliente, e pode demandar tempo. No entanto, apesar da grande demanda — que também pode aumentar conforme a empresa do cliente cresce e a estrutura interna é ampliada — este processo é indispensável para qualquer empresa.

Além de cumprir formalidades trabalhistas, exigidas pelo Ministério do Trabalho, poder contar com um cadastro atualizado de todos os colaboradores pode ser essencial para a sua empresa. Neste artigo, você confere mais detalhes sobre a importância do cadastro de colaboradores, e também algumas dicas para realizar este processo de forma mais prática.

Cadastro de colaboradores é obrigação do empresário

O cadastro de colaboradores tem sua obrigatoriedade prevista na legislação. Para que o colaborador esteja cadastrado corretamente, é necessário fazer a ficha de registro – um documento obrigatório que corresponde às exigências da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Nenhum profissional pode iniciar suas atividades sem que, antes, ele tenha passado pelo processo de admissão, que prevê o registro formal das ações profissionais.

Para manter o histórico dos profissionais, as empresas podem optar por adotar livros, fichas ou sistemas eletrônicos. Posteriormente, as informações disponíveis nestes espaços serão necessárias para o cadastro no Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e no eSocial.  Os documentos necessários são:

• atestado de escolaridade;
• Atestado Médico Admissional;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Certidão de Nascimento e Casamento;
• Documentos pessoais, como CPF e RG;
• Declaração de dependentes para o Imposto de Renda;
• Declaração de opção ou não pelo vale-transporte;
• Título de eleitor.
• Nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;

Além disso, a ficha profissional deve ser atualizada com:

• atualizações sobre acidentes de trabalho ou doenças, caso houver;
• cargo e função;
• férias;
• jornada de trabalho;
• remuneração.

No entanto, os dados cadastrais são importantes para além das obrigações legislativas. Eles podem, inclusive, contribuir com as estratégias de gestão, já que a partir deles, é possível observar tempo de casa, organograma, além de identificar o perfil dos integrantes do time e verificar a necessidade de atrair ou reter talentos.

Preocupe-se também em manter o cadastro dos colaboradores atualizados 

Embora as informações cadastrais sejam de responsabilidade do setor de Recursos Humanos das empresas, manter os dados atualizados pode contribuir para o andamento e organização de outros setores. Entre eles, os principais impactados são o contábil e o financeiro, que frequentemente precisam de informações para organizar a parte burocrática relacionada à prática profissional.

Esses setores, normalmente, ficam responsáveis pelos processos admissionais e demissionais; o cálculo de benefícios; organização e pagamento de férias, décimo terceiro e outros benefícios; além dos demais trâmites legais, que envolvem o pagamento de salário, Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), ou a rescisão de contrato.

Devido a esses fatos, é fundamental que as empresas possam contar com um banco de dados atualizado e compartilhado entre os departamentos. Assim, além de garantir agilidade nos processos, há menos possibilidade de erro ou retrabalho.

Para garantir um processo correto no cadastro de um colaborador, é preciso primeiro coletar os dados; depois, fazer a validação destas informações para evitar problemas legais; armazená-los de forma segura e dentro da lei; disponibilizá-los para os setores responsáveis e, por fim, mantê-los atualizados durante toda a jornada do colaborador na empresa. Em casos de terceirização de processos (como os BPOs), é importante compartilhar as informações com a empresa que presta serviços.

Tecnologia: aliada nos processos trabalhistas

Assim como todos os setores, a tecnologia também é uma grande aliada para otimizar as rotinas trabalhistas — desde o cadastro das informações até a entrega de documentos, como folhas de pagamento e os próprios eventos do eSocial. Também, as ferramentas tecnológicas contribuem para o gerenciamento das informações, além do armazenamento adequado e compartilhamento seguro com outros setores ou empresas terceirizadas.

Conheça 5 vantagens de contar com a tecnologia no cadastro de colaboradores 

1- Reduz as possibilidades de erros

Processos burocráticos, especialmente aqueles que demandam de atividades manuais e rotinas repetitivas, podem resultar em erros. Às vezes, elas acontecem por cansaço ou desatenção, mas podem resultar em penalidades para a empresa.

Por isso, automatizar o cadastro de colaboradores na sua empresa diminui a chance de erro, e ainda, garante que todos os setores que dependem daquela informação.

2 – Economia de tempo

Os setores ou empresas que trabalham com recursos humanos ou entregas trabalhistas normalmente têm uma demanda complexa para cumprir. Portanto, poder contar com a tecnologia para descomplicar os processos é fundamental.

Pense que, para cada colaborador cadastrado, serão mais de 20 informações preenchidas manualmente. Agora, amplie esta demanda para uma empresa de médio porte, que possui cerca de 200 funcionários. Com a automatização, todo esse cadastro pode ser feito em apenas alguns cliques.

3 – Segurança nas informações

Você já parou para pensar na segurança dos dados que você armazena? Se atualmente, a sua empresa guarda as informações de forma física, os riscos estão desde a perda de documentos por falhas estruturais, até o perigo de que estes papéis caiam em mãos erradas e resultem em problemas de segurança.

Por isso, é recomendado manter as informações armazenadas de forma digital. Mas, uma planilha no excel ou uma pasta no desktop não são suficientes, já que os nossos computadores podem ser afetados por vírus, malwares, ataques hackers, entre outros. O mais recomendado nestes casos é contar com um software específico, que garanta a segurança e o backup destas informações.

4 – Redução de custos

Contar com uma ferramenta tecnológica para este processo reduz custos de forma significativa nas empresas. Assim, os gastos com papel, tinta, impressora e armazenamento físico reduzem significativamente. Acima disso tudo, a economia está presente na força de trabalho, já que o tempo investido no cadastro de colaboradores pode ser aplicado em ações estratégicas.

5 – Organização de prazos e informações

Sem a automatização, lidar com prazos de entrega, férias, décimo terceiro, entre outras rotinas, torna-se mais complicada. Isso porque é necessário fazer um controle manual destas informações para cada colaborador, o que pode resultar em erros.

No entanto, a tecnologia pode auxiliar a organizar e lembrar desses prazos, além de facilitar processos como rescisão contratual, licenças médicas, entre outras demandas que fazem parte da rotina trabalhista.

Folha de Pagamento da Questor: aliada dos contadores e empresas

Para automatizar e facilitar a rotina, tanto dos departamentos pessoais quanto de contabilidades e empresas focadas em BPO de Recursos Humanos, o Questor Gestão Contábil possui o módulo Folha de Pagamento. Com ele, é possível simplificar o cadastro dos colaboradores, e automatizar a geração da folha de pagamento até o envio mensal do holerite.

Além de permitir o armazenamento seguro de documentos trabalhistas, esta ferramenta permite a automatização de todo o cálculo da folha de pagamento, com áreas de trabalho exclusivas para contratos, dissídio coletivo, eSocial, entre outros. Cumpra a legislação da folha de pagamento, e ainda, garanta automatização no processo desde a recepção de dados para o cálculo até a entrega ao colaborador com garantia de protocolo eletrônico.

Nova rotina de importação do xml do eSocial permite o cadastro automático de colaboradores

Recentemente, o módulo Folha de Pagamento ganhou mais uma função: o cadastro de colaboradores através da importação dos XMLs do eSocial. Os nossos times de desenvolvimento pensaram nesta funcionalidade para agilizar o registro no sistema para os seguintes casos:

• Quando os escritórios contábeis ou BPOs de RH recebem novos clientes — especialmente, nos casos em que não há armazenamento de banco de dados ou a contabilidade anterior não disponibiliza estas informações.
• Troca de outros sistemas para o Questor. Neste caso podendo importar o arquivo gerado pelo antigo sistema, ou, diretamente do portal do eSocial.

Veja como funciona: 

No portal do eSocial, é possível extrair os arquivos dos eventos S-2200/S-2300. Depois, basta acessar o módulo da Folha de Pagamento, escolher a empresa e selecionar a pasta em que os arquivos estão salvos, e confirmar.

A próxima ação, é o momento de verificar e selecionar os colaboradores que você deseja importar ao sistema. Em “Manutenção”, você consegue fazer ajustes das informações que não estão disponíveis nos XMLs — como cargo, escala, filial, setor, sindicato, e outras informações pessoais.

Feito todo o processo de manutenção, o sistema da Questor te dá a opção de gravar apenas para o colaborador que ajustou os dados, ou, todos desta empresa, por fim, todos os dados ficam disponibilizados automaticamente na área de trabalho “Contratos”.

Todos os campos obrigatórios já aparecem preenchidos, incluindo salário cadastrado, dependentes e endereços, permitindo conferir e preencher se há algum dado que você deseja acrescentar.

Todo esse processo de importação de cadastro de colaborador via xml do eSocial irá agilizar também a rotina de cálculo automatizado da Folha de Pagamento através da Questor, de forma simples e segura!

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