Iniciado em 15 de março, com prazo final em 31 de maio, o período de entrega de Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF) de 2024, representa um período intenso de trabalho para contadores de todo o país. A expectativa da Receita Federal é que 43 milhões de documentos sejam enviados até a data limite. Em 2023, foram cerca de 41 milhões de declarações recebidas. 

Embora lucrativo, o período de entrega do IR pode se transformar em um pesadelo se não for bem administrado. Isso porque além dos clientes que chegam apenas para fazer suas declarações por meio dos profissionais, é preciso continuar com as outras rotinas de entrega e atendimento, sem prejudicar a qualidade do serviço oferecido. 

Para se ter uma ideia, em 2023 a classe contábil solicitou à Receita Federal a prorrogação da entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD), que tinha como prazo o último dia útil de maio, coincidindo com a data limite da DIRPF. O objetivo era ter mais tempo para finalizar as declarações e se preparar para a próxima entrega. Nesse ano, o prazo da ECD será até 28 de junho pelo mesmo motivo. 

Mesmo assim, o trabalho do contador com seus clientes é diário. Entre lançamentos fiscais e contábeis, acompanhamento de obrigações acessórias, estaduais e municipais, apuração de impostos, balanços, folha de pagamento, entre outros, os escritórios estão repletos de tarefas e, conseguir administrar todas elas com trabalho extra, pode ser um desafio (e uma dor de cabeça) para os profissionais. 

A seguir, apresentamos estratégias que podem te ajudar a passar por esse período com mais tranquilidade, garantindo a satisfação do seu cliente e saúde da operação do escritório.

1. Promova uma comunicação transparente com seus clientes

O primeiro passo para ter um período de entrega de DIRPF mais tranquilo, começa com uma comunicação clara e transparente com seus clientes, os novos e os recorrentes. 

Deixe claro os prazos e os documentos necessários com antecedência e seja honesto quanto à necessidade da colaboração deles para o sucesso das entregas, seja de Imposto de Renda ou outras. 

Estabelecer uma política de comunicação proativa pode evitar a pressão de última hora e assegurar que todas as partes estejam alinhadas com os prazos e expectativas.

Ah, e é tentador aceitar todos os clientes que procuram seus serviços durante esta temporada, não é? No entanto, para manter a qualidade do serviço, é  prudente limitar o número de novos clientes. Isso permite que você se concentre em atender às necessidades de cada cliente de forma adequada, sem comprometer a qualidade ou os prazos.

2. Crie um checklist de tarefas

Você pode utilizar o checklist, ou lista de verificação, como uma ferramenta para garantir a conclusão de tarefas ou projetos, complexos ou não. Seu propósito é guiar a execução de etapas ou procedimentos, proporcionando uma abordagem sistemática para assegurar que nada seja esquecido ou negligenciado.

Não só no período de Imposto de Renda, recomendamos fortemente o uso do checklist, pois ele ajuda o contador a entender melhor quais tarefas precisa entregar e seus prazos. Além disso, ele serve para padronizar as etapas de entrega de uma rotina, como a abertura de uma empresa, por exemplo.

Pense que você tem 10 declarações de Imposto de Renda para realizar. Com um checklist de etapas padronizado, você consegue definir, desde o primeiro contato com o cliente, quais documentos ele precisa te entregar, até a revisão final das declarações, o que facilitará muito seu trabalho. 

Mesmo que você encontre exceções e precise aplicar sua expertise para as declarações mais complexas, definir bem as etapas é crucial, pois isso ajudará a acelerar o andamento do trabalho.

O mesmo se aplica às suas outras obrigações do dia a dia. O Checklist não apenas garante que você não esqueça nenhum detalhe, mas também permite monitorar o progresso das tarefas de forma eficiente.

3. Organize a equipe 

Dentro de uma organização contábil, dividir o trabalho de forma estratégica entre os membros da equipe é fundamental. 

É preciso identificar as forças de cada colaborador e atribuir as tarefas de acordo, isso vai garantir uma execução mais eficaz e eficiente. A delegação de tarefas, combinada com reuniões regulares de acompanhamento, assegura que a equipe esteja sincronizada e focada nos objetivos em comum. 

Por exemplo, não é necessário que todos os colaboradores se concentrem nas declarações de Imposto de Renda. Isso assegurará que nenhuma tarefa seja negligenciada devido a esse período mais “caótico” nas contabilidades.

4. Invista em tecnologia e automatização

Não se pode subestimar a importância da tecnologia e da automatização nesse período. Isso porque desempenham um papel fundamental no suporte à gestão eficaz de tarefas. 

Ferramentas de gestão de projetos e sistemas de contabilidade especializados, podem simplificar os processos rotineiros, garantindo que os contadores estejam mais focados nas tarefas que exigem sua expertise.  O que é fundamental para enfrentar a demanda crescente durante a temporada de IR.

Imagina esse cenário: você está focado em realizar uma declaração de imposto de renda para um cliente, mas outro cliente está solicitando o cálculo de rescisão para um colaborador. Você não pode parar o que está fazendo para atender esse cliente, mas também não quer deixar de respondê-lo. 

E se houvesse uma automatização que fizesse esse cálculo automaticamente e enviasse para seu cliente sem sua intervenção? Isso já existe! E essa é só uma das diversas possibilidades proporcionadas pelos sistemas de contabilidades que dispõe de automatizações.

Até mesmo o checklist, que falamos anteriormente, pode ser facilitado através de um sistema de gestão de tarefas.  Desde a economia de tempo até a redução de erros, os benefícios proporcionados pela automatização são inúmeros e é preciso aproveitar ao máximo para lidar melhor com suas rotinas durante a época de Imposto de Renda. 

Preparação é a chave para o período de Imposto de Renda 2024

Ao implementar essas estratégias, você estará melhor equipado para lidar com a demanda da temporada de IRPF. 

Não esqueça que a preparação e o planejamento são essenciais para essa época do ano. Ao se comunicar efetivamente com os clientes, organizar sua equipe e processos e limitar o número de clientes atendidos conforme necessário, você pode transformar um período potencialmente estressante em uma oportunidade de crescimento e sucesso.

Esse é também o momento perfeito para explorar como a automatização e as ferramentas tecnológicas podem beneficiar seu escritório. 

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• Autoatendimento ao cliente (Portal online, E-mail e Whatsapp);
• Cálculo automatizado de folha de pagamento mensal e pró-labore;
• Automatização do Simples Nacional e DCTFWeb;
• Gestão de CNDs;
• Monitoramento de notificações e-CAC, DEC e DET;
• Captura e guarda de notas fiscais;
• Entre outras.

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Por fim, prepare-se, organize-se e aproveite as oportunidades dessa temporada!

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