Contador, você sente que o crescimento da sua contabilidade está estagnado, mas não sabe por quê? Isso é mais comum do que você imagina!

Uma pesquisa da Contábil Trends, de junho de 2023, revelou que 44% dos escritórios estão em “crescimento estável”, 32,5% em “crescimento moderado”, e apenas 5,3% acreditam estar em retração. Isso porque a procura por serviços contábeis vem crescendo cada dia mais e as contabilidades estão com boas expectativas para os próximos anos. 

Mas se, em contraste, você não está observando com otimismo o crescimento do seu escritório, é preciso identificar quais são os fatores que estão o impedindo.  Frequentemente, são os obstáculos invisíveis, aqueles que passam despercebidos na rotina acelerada, que mais limitam o crescimento do seu negócio.

A sensação de estar sempre correndo, mas sem avançar na direção dos seus objetivos pode ser frustrante e desmotivador, não é? Mas temos uma boa notícia: identificar e superar esses hábitos fará toda a diferença. 

Neste texto, vamos te ajudar a identificar alguns fatores que podem estar retardando o seu crescimento e você ainda encontrará dicas de como superá-los. Siga a leitura e confira! 

1. Má gestão do tempo

Gerenciar o tempo da sua equipe de forma eficaz é um dos maiores desafios e, ao mesmo tempo, uma das tarefas mais essenciais para um gestor. Consequências negativas, que vão além dos atrasos em prazos, podem surgir dessa gestão ineficaz.

O acúmulo de trabalho e a incerteza sobre quais tarefas demandam mais atenção podem levar a problemas como multas por atrasos e, consequentemente, a insatisfação dos clientes e até mesmo sua perda definitiva. 

Se você está identificando isso na rotina aí do seu escritório, é importante adotar uma abordagem proativa. Uma gestão de tempo eficaz envolve mais do que apenas organizar agendas; é sobre priorizar as atividades que trazem maior valor ao seu negócio e aos seus clientes. Ter um controle claro sobre as tarefas de cada colaborador também irá facilitar a gestão sobre a distribuição de demandas. 

O que pode te ajudar eficientemente no dia a dia são ferramentas de gerenciamento de projetos e tarefas. Elas são grandes aliadas na otimização do tempo, oferecendo painéis para controle de projetos, checklits detalhados para as tarefas mais complexas, dashboards para identificar com praticidade qualquer falha ou gargalo produtivo e até mesmo uma agenda das tarefas de cada colaborador. Conheça mais aqui. 

2. Equipe sobrecarregada

Quando a equipe está sobrecarregada, pode afetar diretamente a qualidade do serviço prestado, além de aumentar o risco de burnout entre os colaboradores. 

É fundamental identificar sinais de sobrecarga e intervir prontamente, promovendo um ambiente de trabalho saudável e produtivo.

Isso pode incluir a reavaliação de prazos, redistribuição de tarefas, contratação de mais funcionários, ou até mesmo a adoção de soluções tecnológicas para automação de tarefas rotineiras. Discutiremos mais sobre essas soluções adiante. Além disso, incentivar um ambiente onde o feedback é bem-vindo pode facilitar a identificação precoce de problemas de sobrecarga.

3. Desatualização

Na área contábil, estar atualizado com as últimas mudanças na legislação e nas melhores práticas do setor é mais do que fundamental. A desatualização pode colocar seus clientes em risco, prejudicar a imagem do escritório no mercado e sua competitividade. Entretanto, mais do que estar ciente da importância da atualização, é preciso proporcionar ativamente um ambiente de aprendizado. 

Investir em formação contínua, assinaturas de newsletters especializadas, participação em seminários, cursos de atualização e treinamentos pode fazer toda  a diferença. 

Portanto, encorajar a equipe a buscar constantemente novas informações e habilidades não apenas os prepara melhor para enfrentar os desafios do mercado, mas também contribui para a inovação e a excelência no serviço prestado.

4. Não prospectar novos clientes

Sabemos que a prospecção ativa de novos clientes é essencial para o crescimento de qualquer negócio. Mas muitos escritórios contábeis não conseguem crescer sua base de clientes atual, seja por uma divulgação e venda ineficaz de seus serviços ou mesmo a sua inexistência. É fundamental entender que o mercado contábil de hoje vai além das tradicionais referências boca a boca; é necessário marcar presença para ser lembrado.

Investir em marketing digital, otimizar seu site, realizar eventos e webinars e utilizar ativamente suas redes sociais são algumas formas eficazes de atrair novos clientes e gerar reconhecimento de marca. Se você não puder fazer isso sozinho, uma boa ideia é contratar serviços terceirizados, como de uma agência de publicidade. 

Para se ter uma ideia, o relatório da Contábil Trends, que trouxemos anteriormente, identificou que há uma forte relação entre o crescimento dos escritórios e o investimento em marketing. 

Vale destacar que prospectar novos clientes está ligado diretamente com a produtividade do seu escritório: dificilmente você irá conseguir atender seus novos clientes da mesma forma e com a qualidade esperada se já está com equipes sobrecarregadas com a operação do dia a dia. 

5. Processos operacionais ineficientes

Ligado ao tópico acima, entra a ineficiência operacional. Essa ineficiência surge, na maioria das vezes, de processos manuais e repetitivos.

Como saber se isso acontece com você? É simples: perceba se costuma ficar além do horário, resolvendo pendências, digitando dados manualmente, imprimindo documentos, fazendo cálculos de folha de pagamento e outros à mão, e se seu dia é consumido por gerar e enviar documentos aos clientes por diferentes meios.

Agora, imagine se você eliminasse essas operações. Quanto mais tempo você e sua equipe teriam para dedicar-se a tarefas que realmente exigem sua expertise?

Se reconheceu esse cenário, então está na hora de adotar um sistema contábil eficiente, que possa oferecer automatização nesses processos maçantes e liberar a equipe para se concentrar em tarefas de maior valor agregado. Entenda mais abaixo! 

Automatização é essencial 

Segundo a pesquisa Contábil Trends, 62,8% dos líderes contábeis acreditam que a tecnologia desempenhará um papel fundamental no futuro dos escritórios contábeis. Esse otimismo não é apenas teórico; reflete-se, na prática, com mais da metade dos entrevistados (51,83%) já se identificando como escritórios de “contabilidade digital”.

Isso porque o digital se tornou indispensável. Hoje a automatização permite que os processos sejam muito mais ágeis e muitas vezes podendo ser feitos do início ao fim sem intervenção humana. Imagine quanto tempo é economizado se deixar de executar manualmente aquelas tarefas repetitivas e totalmente operacionais? 

É importante priorizar sistemas contábeis que ofereçam automatizações nas mais diversas rotinas, sejam fiscais, contábeis ou trabalhistas. Uma dica são os sistemas em nuvem, que além de eficientes, proporcionam mais flexibilidade, ao poderem ser acessados de qualquer lugar. 

Eles também são muito mais econômicos, já que você não precisará investir em infraestrutura física, ou seja, computadores caros e manutenção de TI.

Entenda mais sobre sistemas em nuvem aqui. 

Questor Cloud: aliado no crescimento do seu escritório

Como falamos acima, um sistema contábil que ofereça automatizações será um dos seus principais aliados na busca pelo crescimento. Queremos te apresentar o Questor Cloud, nossa plataforma contábil 100% em nuvem. 

O Questor Cloud é um sistema verdadeiramente Web, que entrega tudo em um só lugar:

• Automatização do Simples Nacional;
• Automatização da Folha de Pagamento, pró-labore e 13º salário;
• Monitoramento e captura de documentos fiscais;
• Importação de XMLs de documentos fiscais e outros arquivos;
• Comunicação com e-CAC e Fazendas Estaduais;
• Gestão de CNDs;
• Controle e baixa automática das obrigações do escritório;
• Primeiro software contábil a gerar a DCTFWeb automaticamente.

E tem mais, ele oferece um portal online exclusivo para a contabilidade, que proporciona um autoatendimento eficiente do seu cliente e uma integração direta ao WhatsApp para envio automatizado de documentos. Tudo isso acompanhado de um chatbot inteligente e personalizável. 

Em resumo, o Questor Cloud reúne todas as funcionalidades contábeis da Questor em um só espaço, totalmente automatizado e flexível, baseado em integrações que melhoram ainda mais a performance e experiência de cada negócio. Assista e conheça mais: 

Ficou interessado? Entre em contato e agende uma demonstração gratuita e sem compromisso com um de nossos especialistas! 

Se você chegou até aqui, é porque está interessado em melhorar os seus processos e desbloquear o potencial de seu escritório contábil.

Saiba que o primeiro passo é identificar os problemas e posteriormente, implementar um planejamento de melhoria e não esquecer de o revisar sempre que preciso. E com a ajuda da automatização, é possível superar as barreiras que impedem seu crescimento, e estabelecer um negócio resiliente, adaptável e pronto para o futuro.